نوشته‌ها

یکی از امکانات بسیار خوب نرم افزار ویژوال پارادایم (Visual paradigm) دریافت شناسنامه فرآیند می‌باشد. خبر خوب آن است که زبان فارسی نیز در این ابزار پوشش داده می‌شود. در این ابزار به دو صورت می‌توان شناسنامه فرآیند را خروجی گرفت.

روش اول

این روش به صورت Drag and Drop یا همان کشیدن و رها کردن است. این روش خوبی برای ایجاد یک شناسنامه فرآیند می باشد ولی به دلیل آنکه زبان فارسی را کامل پشتیبانی نمی کند آن را توضیح نمی دهم.

روش دوم

در این روش شما به یک فایل ورد به عنوان تمپلیت نیاز دارید. در این فایل محل هایی که نیاز به قرار گرفتن اطلاعات از نرم افزار وجود دارد، با کدهای زبان XML مشخص می کنیم. در این مطلب سعی می‌کنم از صفر تا ۱۰۰ ایجاد یک شناسنامه فرآیند را توضیح دهم.

زمان مورد نیاز: ۵ ساعت.

چگونه با استفاده از نرم افزار ویژوال پارادایم شناسنامه فرآیند خروجی بگیریم؟

  1. آماده سازی فایل ورد

    همانطور که پیش‌تر گفته شد برای این روش نیاز به یک فایل ورد می‌باشد.این فایل را آن طور که تمایل دارید آماده نمایید و قسمت های ثابت آن را مقدار دهی نمایید.نمونه فایل وردی در زیر قرار دارد.
    نمونه فایل

  2. فراخوانی تمپلیت در ویژوال پارادایم

    در محیط نرم افزار بر روی Tools کلیک کرده و گزینه Doc.Composer را انتخاب می کنیم
    تولید نسخه چاپی

  3. انتخاب استفاده از تمپلیت

    در مرکز صفحه گزینه Fill-in Doc را انتخاب کرده، با این کار امکان انتخاب فایل ورد را خواهیم داشت.
    انتخاب فایل ورد ویژال پارادایم شناسنامه فرآیند

  4. انتتخاب تمپلیت آماده شده

    از طریق گزینه Choose from local drive فایل آماده شده را به سیستم ارائه نمایید.
    انتخاب فایل ورد ویژال پارادایم شناسنامه فرآیند
    همچنین در این مرحله می توانید از نمونه های آماده خود نرم افزار استفاده نمایید

  5. تکمیل کردن فرم اطلاعات

    براساس آنچه که در نسخه ورد از چه کدهای استفاده کرده باشید در این مرحله فرمی به شما نمایش می دهد که با تکمیل آن، اطلاعات مورد نظر دقیقا در مستند فرآیند جاگذاری می گردند.

    تکمیل فرم ویژوال پارادایم


بیشتر بخوانید

خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

فایل ارائه کارگاه مدل سازی فرآیند قسمت دوم

مثال BPMN از فرآیند دریافت وام

گزارشات BAM یا پایش فعالیت های تجاری


چگونه کد بنویسیم

کدها دارای استاندارد و توابع مشخصی می باشند و کار با آنها بسیار ساده است. هر خط کد نیاز به ۵ تعریف دارد.

  1. نام تابع اصلی Digaram یا Element
  2. نام بلوکی که تعریف کردیم دلخواه بوده و صرفا در فرم ورود اطلاعات نرم افزارنمایش داده می‌شود. مثلا برای نمایش تصویر فرآیند از Process Image می‌توان استفاده کرد.
  3. قسمتی که قرار است محتوای آن استفاده شود برای مثال می خواهیم جدول RACI را قرار دهیم، یا BusinessProcessDiagram و یا جدول شرط ها (DTBDecisionTableEditorDiagram)
  4. در چه محدوده ای اطلاعات را در فرم ورود اطلاعات نرم افزار نمایش دهد. در سطح پروژه، یک عدد، همه موارد و یا در سطح یک موضوع خاص (از این گزینه صرفا در جداول می توان استفاده کرد) One | Any | LoopInProject | LoopInElement
  5. و در نهایت چه اطلاعاتی نمایش داده شود. توابعی قابل استفاده می باشد بسیار گسترده می باشند و حتی می توانید در این قسمت یک تابع جدید هم اضافه کنید.

تابع اصلی

به صورت کلی ۲ نوع تابع اصلی وجود دارد:

  • Digaram در زمانی استفاده می شود که محتوای اطلاعاتی را قرار است مستقیم در فایل ورد وارد کنیم و جدول نمی خواهیم استفاده کنیم
  • Element در زمانی استفاده می شود که محتوای اطلاعاتی را قرار است در جدول استفاده کنیم و می خواهیم به ازای هر ستون تعیین کنیم چه محتوای اطلاعاتی قرار بگیرد.

استفاده از Diagram

همانطور که گفته شد از تابع دیاگرام زمانی استفاده می شود که بخواهیم به صورت مستقیم اطلاعات را درج کنیم و از کد زیر استفاده می شود.

${DIAGRAM, “Business Process Diagrams”, “BusinessProcessDiagram”, LoopInProject, “Basic”}

توابعی که در انتهای کد قابل استفاده اند عبارت است از

Basic: صرفا عکس و توضیحاتی که برای آن نمایش داده شده باشد قابل استفاده است برای مثال اگر BusinessProcessDiagram می خواهیم داشته باشم تصویر فرآیند و توضیحاتی که برای آن دیاگرام نوشته شده است درج می گردد

Details: علاوه بر عکس کلی و درج توضیحات دیاگرام محتوای آن را نیز لیست کرده و برای هر element توضیحات آن نیز درج می گردد. برای مثال BusinessProcessDiagram علاوه بر عکس و توضیحات آن، هر فعالیت، شرط و دیگر موارد را به همراه توضیحات آنها درج می کند.

استفاده از Element

زمانی که شما در نسخه ورد از جدول استفاده می کنید و می‎خواهید در آن اطلاعات را قرار دهید از ویژگی Element استفاده می‌شود.

توضیحات ۲توضیحات ۱محتوای اصلی
استفاده از آن اختیاری می‌باشداستفاده از آن اختیاری می‌باشداستفاده از آن الزامی می‌باشد

در هر قسمت باید کد زیر مورد استفاده قرار بگیرد

${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=name}

به دلیل آنکه در حال استفاده از یک Element هستیم صرفا می توانیم از لیست مواردی استفاده کنیم که مرتبط با این عنوان است. لیست موارد را از طریق اینجا می توانید مشاهده نمایید.

قسمت مربوط به Property وابسته به اطلاعاتی می باشد که قرار است در آن ستون نمایش داده شود که شامل عکس، نام، شناسه، توضیحات و هر داده دیگری می باشد که در آن element وجود دارد. برای مثال در یک فرآیند اگر بخواهیم در جدول شناسه فعالیت ها را نمایش دهیم در ستون مربوطه کد زیر را وارد می کنیم.

${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=userID}

جهت کسب اطلاعات بیشتر از ویژوال پارادایم برای تولید شناسنامه فرآیند می توانید فایل زیر را مطالعه بفرمایید.

پیاده سازی eTOM یک تجربه جدید

زمانی که وارد مجموعه های‌وب شدم تجربه‌ام در استفاده از eTOM افزایش پیدا کرد و چالش‌های زیادی در تعیین فرآیندها داشتم. تصمیم گرفتم آن را با شما به اشتراک بگذارم. ابتدا کمی در خصوص مجموعه های‌وب صحبت می‌کنم.

خیلی از شما با بزرگترین ارائه کنندگان خدمات اینترنتی به نام پارس آنلاین و های وب آشنا هستید. حدود ۱ سال قبل، مجموعه پارس آنلاین با های‌وب ادغام شد و زیر مجموعه های‌وب قرار گرفت. قبل از آنکه در مجموعه های وب حضور داشته باشم، با این مجموعه آشنا بودم. در جلسات فروش نرم افزار شرکت چارگون نگرش عالی فرآیند محور این مجموعه را دیده بودم.

شرایط موجود

حدود ۳ ماه پیش زمانی که وارد این مجموعه شدم استراتژی دو شرکت با یکدیگر ادغام شده بودند. ساختار سازمانی طراحی مجدد شده بود و فرآیندهای اصلی ترکیب شده بود. فرآیندهای پشتیبانی درحال یکسان سازی بودند. تمام فرآیندهای تدوین شده بر اساس فلوچارت بود. نگاه دستورالعملی داشتند. خوانندگان آن بدون کمی و کاستی از طریق آن می توانستند مسیر ارائه خدمات را پیگیری کنند. حتی چک لیست‌ها هم در همان فلوچارت‌ها دیده شده بود. بسیار ساده طراحی شده بودند. جامع بودند. کاربردی و End2End بودند.ولی به دلیل ادغام نیاز بود، گسترش، بهینه و از همه مهمتر بازنگری و با eTOM تطبیق داده شوند.

شروع به کار

بر اساس تصمیم مدیریت قرار شد فرآیندها با نگرش Lean استخراج مجدد شود و با زبان BPMN بازطراحی صورت بگیرد. در نهایت با چارچوب eTOM تطبیق داده شوند. همچنین مشخص شود چه جاهایی نیاز به بهبود وجود دارد. از فرآیندهای فروش شروع کردیم که به نظر کمی ساده تر بودند با مالکین فرآیند جلسه برگزار کردیم. متوجه شدیم چند نوع فرآیند فروش برای محصولات مختلف وجود دارد. فرآیندها را با جلسات مصاحبه استخراج و تدوین کردیم. فرآیندها در لایه عملیات طراحی گردید.

برای نمایش زنجیره ارزش یا همان VSM از روش Happy و UnHappy استفاده کردیم و با رنگ، مسیرها را مشخص کردیم تا مدیران بتوانند به راحتی جریانی که مطلوب می باشد را ببیند و تیم تحلیل داده داشبوردهای اندازه گیری آن را طراحی و در اختیار تیم کنترل کیفیت قرار دهد. تا اینجا همه چیز همان تجربیات همیشگی بود تا تصمیم گرفتیم فرآیند را با eTOM تطبیق دهیم.

چالش ها

Enhanced Telecom Operations Map یا همان eTOM چالش های زیادی را برای ما ایجاد کرد. در طراحی فرآیندها ما نیاز داشتیم فرآیندها را در یک صفحه نمایش دهیم تا اپراتور با کمترین کلیک از ابتدا تا انتهای فرآیند را بتواند مشاهده کند. بنابراین امکان پذیر نبود به ازای هر Core Procesor یک فرآیند مجزا داشته باشیم. لذا تصمیم گرفتیم برای فرآیند لایه‌های متعدد خلق کنیم.


چگونه مشکل را حل کردیم

زمان مورد نیاز: ۹۰ روز.

در این مراحل سعی کردیم فرآیندها را با چارچوب eTOM تطبیق دهیم.

  1. تعیین دستورالعمل هر User Task

    برای آنکه بتوانیم با فعالیت های eTOM تطبیق حاصل کنیم، تصمیم گرفتیم ابتدا هر فعالیت را مشخص کنیم که دارای چه شرحی می باشد. هدف از این کار تعیین فعالیت‌هایی بود که با یکدیگر هم راستا هستند.

    شرح فعالیت ها

  2. گروه بندی کردن فعالیت‌های هم راستا

    در این مرحله فعالیت‌هایی که در یک فرآیند شرحشان به هم نزدیک بود در یک گروه قرار داده شدند و آن گروه با Core Procees های eTOM تطبیق داده شد

    گروه بندی فعالیت ها

  3. ایجاد مایلستون در فرآیند اصلی

    در مرحله بعد هر Core Process را یک مایل استون در نظر گرفتیم و فعالیت‌هایی که در یک گروه قرار داشتند را در آن مایلستون قرار دادیم. با این کار هم فرآیند را به صورت گسترده در یک نقشه داشتیم و هم eTOM را در آن می دیدیم.

    مایلستون

  4. طراحی یک فرآیند از مالیستون‌ها

    زمانی که از مایلستون‌ها صحبت می‌شود، ارتباطی بین آن‌ها وجود ندارد و صرفا طراح دارد این نکته را می رساند که شما وارد یک محدوده جدید شدید و یا ازآن محدوده در حال خروج هستید. ما نیاز داشتیم ارتباط بین این مایلستون ها را نیز، مشخص کنیم. به همین منظور یک فرآیند دیگر طراحی کردیم که صرفا ارتباط‌های Core Process ها را نمایش می‌داد و آن را در گروهی به نام لایه ۲ قرار دادیم و خود فرآیند را در گروهی به نام لایه ۳ قرار دادیم.

    لایه 2 فرآیند

  5. ایجاد سفر مشتری

    زمانی که خروجی کار را مشاهده کردیم، متوجه شدیم، می توان سفر مشتری یا همان Customer Journy را در لایه ۲ اضافه کنیم، مجددا Core process ها را دسته بندی کردیم. موارد مشابه را در یک مایلستون قرار دادیم و در یک لایه دیگر به نام لایه ۱ فرآیند سفر مشتری را خلق کردیم.سفر مشتری

امیدوارم این تجربه که حاصل تلاش یک تیم در مجموعه های‌وب است برای شما سودمند بوده باشد. خوشحال می‌شوم پیشنهادهای خود را برای من ارسال فرمایید.

EventLog

زمانی که از ویژگی های یک رویداد ساده صحبت می شود نیاز است بدانیم خود فایل رویداد چگونه ایجاد می شود. فایل رویداد و یا همان Event LOG معمولا توسط نرم افزارها به صورت خودکار ایجاد می شود هدف از ایجاد این فایل در نرم افزارها حفظ سوابق می باشد و در بعضی از سیستم ها که دارای ابزار امنیتی می باشند به عنوان Audit Data آن ها را نگهداری می کنند.

بنابراین اگر در یک پایگاه داده به دنبال اطلاعاتی می گردیم که بتوانیم یک فایل رویداد ساده ایجاد کنیم یا همان Sample Event log می توانیم به جداولی روجوع کنیم که این اطلاعات در آن قرار دارد.

منظور از رویداد ساده یک فایل که دارای داده های آسان می باشد نیست بلکه به معنای آن است در آن داده ها باید از نوع غیر پیچیده یا همان complex Data باشند.

داده های ساده معمولا داده های هستند که نیازی نیست آن ها را به اجزای کوچکتر تبدیل کنیم مانند زمان، رشته در لیست زیر بعضی از داده های ساده آمده است.

انواع داده های ساده

نام فارسی

نام پایگاه داده

رشته

String

متن

Text

تاریخ ساعت

DateTime

عدد صحیح

INT

عدد اعشاری

Decimal

عکس

Image

شناسه یکتا

GUID

ویژگی های یک رویداد ساده

اگر بخواهیم یک رویداد ساده را تولید کنیم علاوه بر آنکه داده های آن باید از نوع ساده باشند نیاز است کلیه اطلاعات در یک نما یا همان View قابل رویت باشد.
همچنین نیاز است در یک فایل رویداد بتوان هر ایستگاه کاری را با ایستگاه کاری دیگر از طریق یک شناسه منحصر بفرد تمایز داد و علاوه بر آن به ازای هر درخواست دارای یک کد منحصر بفرد باشیم و بتوان آن را با درخواست دیگر تمیز داد.
اگر بتوانیم این دو مورد را ایجاد نماییم می توان از طریق آن مسیر جریان را ترسیم نمود اما معمولا برای قابل درک شدن ایستگاه های کاری برای آن علاوه بر شناسه یک نام قابل درک نیز تعریف می گردد در لیست می توانید یک نمونه از رویداده ساده را مشاهده نمایید.

نمونه رویداد ساده
کد موردشناسه رویدادزمانفعالیتمنبعهزینه
۱۱۲۵۱۱:۰۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۲۱۲۵۱۰:۰۶ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۳۱۲۵۱۵:۱۲ ۰۵-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۱۲۰۰۱۱:۱۰ ۰۶-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۴۱۲۵۱۱:۱۵ ۰۶-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۱۱۳۰۱۵:۱۰ ۰۷-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۳۲۰۰۱۵:۳۰ ۰۸-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۱۴۵۰۰۸:۵۶ ۰۹-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۳۴۵۰۱۲:۳۶ ۱۰-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۵۱۲۵۱۴:۲۱ ۱۰-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۴۱۳۰۰۸:۰۶ ۱۱-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۴۴۵۰۱۴:۵۴ ۲۰-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۲۲۰۰۱۶:۱۰ ۲۰-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۲۱۳۰۰۹:۳۸ ۲۲-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۵۴۵۰۱۵:۱۰ ۲۳-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
جدول رویداد ساده

رویداد ساده می تواند دارای داده های تکمیلی نیز باشد مانند زمان شروع فعالیت، زمان اتمام فعالیت، مالک فعالیت و همچنین هزینه.
با اضافه کردن هر کدام از موارد فوق یک ویژگی مهم به خروجی فرآیندکاوی اضافه خواهد شد. فرض کنید در خروجی رویداد زمان وجود داشته باشد آنگه می توان همزمانی انجام فعالیت ها را استخراج نماییم
مثال زیر را در نظر بگیرد

کد موردشناسه رویدادزمان شروعزمان پایانفعالیت
۱۵۰۱۱:۰۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواست
۱۱۰۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۰۸:۳۴ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰بازرسی کامل
۱۱۵۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۱۷:۰۷ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰چک کردن بلیط
۱۲۰۰۱۷:۰۷ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰۱۰:۲۳ ۰۹-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیری
نمونه زمان دار یک رویداد ساده

این مثال نشان می دهد

ابتدا ثبت درخواست انجام می شود و به صورت همزمان بازرسی کامل و چک کردن بلیط رخ خواهد داد و زمانی تصمیم گیری شروع می شود که چک کردن بلیط به اتمام رسیده باشد.

بیشتر بدانیم

همانطور که در جدول فوق مشاهده می شود صرفا یک مورد در حال بررسی می باشد ولی زمانی که تعداد موردها افزایش یابد می توان به صورت قطعی تری نسبت به فرآیند آن اظهار نظر کرد.

اگر در رویداد ساده مالک فعالیت یا همان Resource تعریف شود می توان از خروجی آن یک فرآیند از شبکه اجتماعی خلق کرد و میزان ارتباط هر منبع با منبع دیگر را مورد بررسی قرار داد.

و یکی از جذابترین پارامترها که هزینه می باشد اگر در خروجی ما وجود داشته باشد می توان بهای تمام شده هر مسیر فرآیند را استخراج نمود و در نهایت می توان با ترکیب هر کدام از داده های مطرح شده تا الآن اطلاعات ویژه ای بدست آورد مانند ترکیب زمان و هزینه می توان زمانی را بدست آورد که فرآیند بیشترین هزینه را دارد.

در ویدیو زیر می توانید خروجی یک رویداد ساده که در حل بررسی می باشد را مشاهده نمایید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به آدرس http://www.processmining.org مراجعه نمایید

BPMN

سلام عرض می کنم خدمت شما عزیزان. تصمیم گرفتم در دوره های پیوسته در خصوص مدل سازی فرآیندها و مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت کلیپ های جداگانه از همدیگه مطالبی را در اینستاگرام ارائه کنم. با مفاهیم مدلسازی فرآیند، فرایند کسب و کار، مفاهیم قوانین کسب و کار و قواعد و قوانینی که در مدل سازی باید لحاظ شوند تا یک فرآیند خوب و یکپارچه داشته باشیم صحبت بکنیم.

 برای امروز در خصوص خود مدیریت فرآیندهای کسب و کار صحبت می کنم. بعد درباره BPMN و یکی از المان‌های BPMN صحبت کنیم. در روزهای بعدی دیگر موارد آن را هم تعریف می کنیم. اولین موضوعی که می خوام درباره آن صحبت کنم تعریف فرایندهای کسب و کار می باشد. ابتدا ما به چیزی میگیم فرآیند که قرار است آن را مدل سازی کنیم. بعد ببینیم یک فرآیند را مدل سازی می کنیم یعنی چی؟ تعریف علمی که از فرآیندهای کسب و کار وجود دارد عبارت است از

تعریف فرآیندها

زنجیره اتفاقاتی که منجر به تصمیمات و فعالیت‌های می شود که در سطح سازمان دارد اتفاق می‌افتد. به این مجموعه ای از تصمیمات فعالیت‌ها معمولا گفته می شه فرایند.

این فعالیت ها و تصمیمات به هم وابسته هستند. سلسله مراتب دارند ترتیب اجرایی دارند همه این ویژگی‌ها به مفهوم فرآیندها خواهد بود.زمان که از فرآیند داریم صحبت می کنیم مفهوم دیگری مطرح می شود  به نام مدیریت فرآیندهای کسب و کار. چطور می توانیم این فرایند را مدیریت کنیم . مدیریت فرآیندهای کسب و کار چی هستش به این معنی هستش که

تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار

به صورت دقیق نگاه کنیم این فرایند چه تاثیری در سازمان دارد و کارها به چه سبک و سیاقی انجام می شود. نتایجی که به جا میذاره چه چیزهایی هست و چه تاثیرگذاری روی پیشرفت فرصت‌های ما داخل سازمان ایفا میکنه

این مجموعه از اتفاقاتی که در حال رخ دادن هست در نهایت منجر میشه که درک کنیم ما چه فرصت‌های را از دست خواهیم داد. چه فرصت هایی برای ما به وجود خواهد آمد این تعریف علمی مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستش.

برای BPM معمولا ابزارهای وجود دارند به نام BPMS که وظیفشون این هست بتوانند این تعریف را توسط ابزار به سازمان ارائه کنند. با استفاده از این ابزارها شما میتونید به تاثیرگذاری روی کار، شناسایی نقاط ضعف و میشه مشاهده کرد. یک فرآیند دقیقا چه شکلی کار خواهد کرد. چه اثراتی روی کار می گذارد و نتایجی که داره و به چه سبک و سیاقی هست

BPMS ها برای اینکه بتوانند کار بکنند نیازمند یک زبان هستند. نام آن BPMN است که قرار است نحوه اجرا فرآیند را معرفی کند.

مدیریت فرآیندها

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک دانش از گرایش مدیریت می‌باشد و هدف آن بررسی همسو بودن نیازمندی مشتریان با اهداف و عملکرد سازمان است. در این حوزه دانشی سعی می‌شود با کنترل بر روی مسیر انجام کارها، چگونگی عملکرد، زمان آن و تعیین شخص مورد نیاز برای انجام کار، اهداف سازمان را محقق سازد و بتواند نیاز مشتری را برآورده کند.

با تعریف فوق، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) مجموعه‌ای از اصول و قواعد مدیریتی است که فرض می‌کند، اهداف سازمانی از طریق مدیریت متمرکز بر فرآیندهای سازمان به بهترین نحو محقق خواهد شد.

معرفی مدیریت فرآیندها به عنوان حوزه‌ای از گرایش مدیریت مرتبط با سه مولفه زیر است:

  • مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تمام قسمت‌های سازمان از کارمندان، کارشناسان، مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان را در بر می‌گیرد و زمانی که با موفقیت به اجرا درآید با فرهنگ سازمان عجین می‌شود.
  • مدیریت فرآیندهای کسب و کار روش مشخص یا یک ابزار نیست تا هر سازمانی بتواند از آن استفاده کند؛ بلکه مجموعه‌ای از دانش مبتنی بر اصول و تجارب برای راهبری سازمان است.
  • این حوزه دانش در سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی یا دولتی با هدف کنترل منابع کسب و کار به سوی اهداف استراتژیک، کاربرد دارد.

جانیل هیل محقق پژوهشی گارتنر در زمینه مدیریت معتقد است:

در صورتی که مدیریت فرآیندهای کسب و کار با موفقیت پیاده سازی شود، به یک قابلیت کلیدی درون سازمانی تبدیل می‌گردد.

جهت ایجاد مدیریت موثر فرآیندهای کسب و کار، نیاز است یک سازمان، افراد، فرآیندها و فناوری لازم برای این کار را داشته باشد.

لذا لازم است در یک سازمان:

  • فرآیندها شناسایی شوند:
    • این فرآیندها شامل فرآیندهای فعلی سازمان می‌باشد.
    • نیاز است تعیین گردد فرآیندها در کدام گروه از فرآیندهای اصلی، پشتیبانی و یا مدیریتی قرار می‌گیرد.
    • فرآیندها باید به نحوی تدوین شوند که با تغییرات داخلی و بیرونی بتوان آن را بهبود مستمر داد.
  • نیاز به ایجاد و یا تعیین نقش افراد در مدیریت فرآیندها می‌باشد که این نقش‌ها شامل موارد زیر است.
    • مالک فرآیند مسئول اجرای فرآیند و همچنین تضمین کننده ایجاد ارزش در فرآیندهای e2e است.
    • تحلیل‌گران فرآیند مسئول ایجاد، استقرار و کنترل و بهبود فرآیند هستند.
    • معمار فرآیند مسئول شناسای و طراحی فرآیند را به عهده دارد.
  • جهت پشتیبانی از فرآیندها وجود فناوری لازم است. حداقل کاربرد فناوری به شرح زیر است:
    • مدل‌سازی فرآیند‌ها مبتنی بر یک زبان مدل‌سازی استاندارد باشد. مانند BPMN
    • تعریف فرآیند مبتنی بر ساختار سازمان و فرهنگ سازمان باشد.
    • قابلیت بررسی و کنترل فرآیند وجود داشته باشد.
    • مدیریت و کنترل تغییرات در سازمان امکان پذیر باشد.

در صورت تحقق موارد فوق می‌توان متصور یک سازمان فرآیند محور بود که اهداف خود را می‌تواند با نیاز مشتریان همسو کند و هر زمان که نیاز مشتری تغییر کرد با حداقل چالش تغییرات لازم را در تحقق آن ایجاد نمایند.

حال اگر متصور یک فرآیند شویم که قرار است نیاز مشتری را برآورده سازد احتمالا با چرخه زیر روبرو خواهیم شد.

چرخه تحویل سفارش BPM
شکل ۱: چرخه فرآیند سازمان

با توجه به چرخه فوق می توان گفت:

  • تمام سازمان‌ها بر اساس کالا و یا خدمات خود برای مشتریان ارزش آفرینی می‌کنند
  • فرآیند‌های سازمان، ابزار و یا روش‌هایی هستند که منجر به ایجاد کالا و یا ارائه خدمات می‌شود.
  • در نتیجه تمام اهداف سازمان باید از ایجاد ارزش برای مشتری نشات بگیرد.


اگر این چرخه را در سطح یک سازمان تعمیم دهیم می‌توان هر واحد را یک سازمان در نظر گرفت که مشتریان آن واحد‌های دیگر هستند و خود نیز مشتری واحد دیگر است. به فرآیند تولید دارو زیر توجه فرمایید.

فرآیند تولید دارو BPM
َشکل ۲: فرآیند تولید دارو

در شکل فوق مشتری واحد تولید، واحد فروش می‌باشد و خود آن مشتری واحد لجستیک می‌باشد. در اصطلاح به این نوع نگرش، فرآیند e2e گفته می‌شود که می‌تواند ارزش دریافتی را به ارزش دیگری تبدیل نمایند و در نهایت این زنجیره ارزش تشکیل یک گروه از فرآیندها را خواهد داد که منجر به ارزشی می‌شود که مشتری انتظار دارد.

به صورت کلی هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار تضمین ایجاد ارزش مورد انتظار مشتری با ایجاد فرآیندهای e2e ، کنترل و ساماندهی و هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان است.

در یکی از جلسات ارائه ای که در خصوص شغل های BPM داشتم همانند “کنی مور” از حاضرین پرسیدم: کسانی که معتقد هستند در حوزه BPM از کارشناسان حوزه فناوری بایستی استفاده کرد دست خود را بالا بگیرند؛ سپس تقاضا کردم از آنان که معتقد هستند از دیگر حوزه‌ها مانند صنایع بایستی استفاده کرد این کار را انجام دهند و در انتها درخواست کردم افرادی که فکر می کنند از ترکیب هر دو گروه باید استفاده کرد دست خود را بالا بگیرند.

درنتیجه متوجه شدم اتفاق نظری در مورد جایگاه و شغل های BPM وجود ندارد در این راستا تصمیم گرفتم کمی در خصوص شغل هایی که در این حوزه وجود دارد توضیحات بیشتری بدهم.

به صورت کلی در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار بیش از ۱۱۰ شغل تعریف شده است.

شغل های BPM زیر، نقش پر رنگ تری دارند که سعی کردم در خصوص این جایگاه‌های شغلی توضیح بیشتری دهم.

  • تحلیل‌گر فرآیند
  • مهندس فرآیند
  • معمار فرآیند
  • مدیر فرآیند
  • مشاور فرآیند
  • مالک فرآیند
  • تحلیل‌گر کسب‌وکار
  • تحلیل‌گر سیستم‌های کسب‌وکار
  • مدیر یا سرپرست بهبود عملکرد کسب‌وکار
  • مدیر یا سرپرست نوآوری فرآیندها
  • افسر فرآیند

تحلیل‌گر فرآیند

به صورت خلاصه وظیفه اصلی تحلیل گر فرآیند شناسایی مشکلات، فرصت ها یا خواسته هایی است که در حوزه کسب و کار وجود دارد، ارزیابی راهکارهای ممکن و ارائه طرح کلان با راهکاری مناسب، استخراج و ارائه دقیق نیازمندی های ذینفعان و به کمک آن، هدایت و نظارت فنی بر پروژه یا پروژه هایی که قرار است راهکار را محقق کند به عهده او است. حال بنا به اینکه تحلیل گر در چه حوزه کسب و کاری فعالیت می کند، باید تخصص مرتبط با آن حوزه را نیز داشته باشد.

در یک نگاه کلی

تحلیل گر فرآیند مسئول به نتیجه رسیدن محصولی است که پروژه برای آن تعریف شده است.

مهندس فرآیند

مهندسین فرآیند مسئول طراحی، اجرا، کنترل و بهینه سازی فرایندهای صنعتی، به ویژه در محصولات شیمیایی، پتروشیمی، کشاورزی، پردازش مواد معدنی، صنایع پیشرفته، مواد غذایی، دارویی و بیوتکنولوژی هستند.

مهندسین فرایند در جریان فرایند یا تولید مستمر کار قرار دارند. فرموله یا دستورالعمل مواد تشکیل دهنده را می دهند و با استفاده از واکنش شیمیایی، گرما، سرما، تخمیر و غیره را ترکیب می کنند و یا به صورت یک محصول نهایی که معمولا مایع، پودر، گاز یا جامد است کار را به نتیجه می رسانند.

در یک کارخانه تولیدی ، مهندس فرآیند به طور معمول می تواند لوله ها، پمپ ها، مخازن، دریچه های جریان، دریچه های بخار، دماسنج ها، دیگهای بخار، کشتی ها، مخازن راکتور، کوره ها، ستون های تقطیر، مبدل های حرارتی، دیگ بخار، لوله های بخار، اتوکلاو ها، روشن کننده ها، ، خشک کن های ذوب شده، کنترل کننده های منطقی برنامه (PLC ها) PID (پروتکل انتگرال مشتق) کنترل کننده ها، تسمه های نقاله و غیره را کنترل و مدیریت نماید.

معمار فرآیند

معمار فرآیند در واقع طراح فرآیند است و وظیفه دارد به گونه ای فرآیندهای کاری را تدوین نمایید که در راستای استراتژی و اهداف سازمان باشد.در این کار معمولا وظایف افراد، چارت سازمانی، ساختار نظارتی و چارچوب های رسیدن به اهداف را تعریف می کند.

معمار فرآیند

کسی است که ساختار منابع انسانی سازمان را بر اساس روال طراحی شده در فرآیند به گونه ای چیدمان می کند که به استراتژی سازمان منجر شود.

مدیر فرآیند

به طور کلی یک مدیر فرآیند ارزیابی، طراحی، اجرا، اندازه گیری، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار را به عهده دارد. آن ها کنترل می کنند تا یک فرآیند به نتیجه مطلوب برسد و موانعی که سبب می شود فرآیند به سمت نقاط بحرانی برود را شناسایی و کنترل می کنند.

یک مدیر فرآیند

در واقع تسهیل کنند اجرای یک فرآیند است

مشاور فرآیند

یک مشاور فرایند کسب و کار یک مشاور خارجی است که به تحقیقات و تجزیه و تحلیل فرایندها و سیستم های کسب و کار کمک می کند تا کسب و کار اجرا شود. هنگامی که فرآیند اجرا شده باشد، او توصیه هایی را برای بهبود این فرایندها و فعالیت ها با توجه به بهبود بهره وری کلی ارائه خواهد کرد. مشاور همچنین ممکن است در طراحی و شبیه سازی ها برای تست بهبود فرایندهای پیشنهادی شرکت کند. یک مشاور فرایند کسب و کار به طور کلی به مدیریت ارشد گزارش می دهد.

مالک فرآیند

مالک فرایند مسئولیت مدیریت و نظارت بر اهداف و عملکرد یک فرایند از طریق شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) را عهده دار است. صاحب پروسه صاحب اختیار است که تغییرات لازم را برای دستیابی به اهداف فرآیند ایجاد کند.

تحلیل‌گر کسب‌ و کار

تحلیلگر کسب و کار مسئول تجزیه و تحلیل، تعدیل و بازسازی ابعاد مختلف کسب و کار می باشد. کسب اطمینان از خروجی بالا و راندمان مناسب کسب و کار از وظایف تحلیل گر کسب و کار است. بررسی و تحلیل خرجی کار افرادی که در هر سطح از فرآیند فعالیت دارند به عهده او می باشد

وظایف تحلیلگر سیستم های کسب و کار

  • راه حل مشکلات نرم افزار / سخت افزار کسب و کار را تعیین نماید.
  • تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار و نوشتن مشخصات پردازش سیستم را انجام دهد.
  • شناسایی نیاز مشتریان و تعیین راهکارهای فن آوری اطلاعات جهت رفع نیاز مشتریان.

مدیر یا سرپرست بهبود عملکرد کسب‌ وکار

مدیران فرایند بهبود موقعیت یک مدیر اجرایی را دارند که در آن همه بخش های بهبود فرایند را در یک شرکت نظارت می کنند. به طور معمول، شرکت هایی که دارای بخش های متعدد هستند که باید با هم کار کنند، کارکنان بهبود فرایند را برای کمک به کارآیی عملیات استخدام خواهند کرد. این مدیران تلاش های گروه ها را هدایت می کنند، زمینه هایی را که نیاز به توجه دارد، تجزیه و تحلیل می کنند و نتایج عملکرد آنها را با مطالعه داده ها ، گزارش ها و تغییرات، تجزیه و تحلیل می کنند.

مدیر یا سرپرست نوآوری فرآیندها

سرپرست نوآوری
مدیر یا سرپرست نوآوری

نوآوری در فرآیند یک روش جدید یا به طور قابل توجهی بهبود یافته برای انجام کارها در یک کسب و کار است که به طور معمول سطوح تولید را افزایش و هزینه ها را کاهش می دهد. نوآوری در فرآیند ممکن است به شکل فرایندها یا تکنیک های جدید، تجهیزات جدید یا نرم افزار باشد.

وظیفه مدیر یا سرپرست نوآوری

کشف و ارائه راهکارهای نوین جهت افزایش بهره‌وری در سازمان می باشد.

افسر فرآیند

افسر فرآیند (CPO) یک مدیر اجرایی است که مسئول مدیریت فرآیندهای کسب و کار در بالاترین سطح یک سازمان است. ایشان معمولا به طور مستقیم به مدیرعامل یا هیئت مدیره گزارش می دهد.

از وظایف او:

  • نظارت بر فعالیت های فرآیند کسب و کار
  • مسئول تعیین قوانین، سیاست ها و اهداف یک سازمان
  • ایجاد دستورالعمل ها برای اطمینان از اینکه اهداف اصلی به دنبال استراتژی شرکت
  • ایجاد مکانیزم های کنترلی فرآیند
مثال BPMN

همانطور که در مثال BPMN زیر نمایش داده شده است در فرآیند دریافت وام از یک زیر فرآیند استفاده شده است و برای مدیریت زیر فرآیند از یک رویداد میانی در مرز فرآیند استفاده گردیده است.

در شروع فرآیند از یک درگاه رویداد استفاده شده است با کمک آم بررسی می شود مبلغ اقساط دریافت شده است یا خیر در صورت عدم دریافت مبلغ به مدت یک هفته از سر رسید فرآیند وارد زیر فرآیند گردیده و در آنجا بعد از اطلاع رسانی ۳۰ روز منتظر پرداخت قسط می ماند در صورت پرداخت رویداد مرزی پیام فعال می شود و سبب متوقف شدن زیر فرآیند می گردد.

مثال BPMN

نقشه فرآیند


دریافت فایل:

جهت دریافت فایل BPMN مربوطه بر روی لینک زیر کلیک بفرمایید

مثال BPMN برای فرآیند دریافت وام

خطای هاله ای در BPM
خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در جلسات مشاوره ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار معمولا درخواست می شود، بهترین نمونه فرآیندی که تا حالا پیاده سازی کردیم را در آن مجموعه هم پیاده سازی کنیم. من نام این نیازمندی را خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار می دانم. این نیاز خیلی دور از منطق نیست. همه ما ترجیح می دهیم زمانی که یک کاری را قرار است انجام دهیم ببنیم دیگران چطور در آن کار موفق شدند.

این موضوع در صنعت کسب و کار بیشتر از حوزه فرآیندها خودنمایی می کند. سمینار های متعددی توسط افراد خاصی برگزار می شود که معتقد هستند کسب و کارهای زیادی را بررسی کردند.آن ها به این نتیجه رسیده اند برای موفقیت در یک کسب و کار چه اقداماتی باید صورت بگیرد.

فارغ از اینکه این موضوع چقدر می تواند در حوزه کسب و کار صحیح باشد، سوالی مطرح می شود. آیا این موضوع در حوزه فرآیند می تواند کمک کننده باشد یا یک خطای هاله ای می باشد؟


زمانی که ما برای تحلیل یک فرآیند در مجموعه ای حضور داریم، پیشنهادهای متفاوتی که ارائه خواهیم کرد. بر اساس اینکه فرآیند مورد نیاز قرار است برای یک سازمان تعریف شود و یا بازنگری روی آن اتفاق بیفتد متفاوت خواهد بود. درست است که یک فرآیند وابستگی بسیار زیادی به اهداف سازمان دارد ولی نمی توان فرهنگ آن مجموعه را نادیده گرفت. این موضوع در ایجاد و یا بهینه سازی یک فرآیند تاثیر بسزای دارد.

برای مثال در یک سازمان قرار است فرآیند درخواست ماموریت پیاده سازی شود. ولی در فرهنگ سازمانی مربوطه وجود تصویر امضای مدیران یک ارزش می باشد. لذا در چنین سازمانی نمی توان به راحتی فرآیندی را پیاده ساز کرد که سلسله مراتبی نباشد.

بدور از آنکه، چه اتفاقاتی برای انجام یک هدف می تواند رخ دهد. چگونگی تشخیص و میزان محقق شدن آن هدف بر اساس شاخص ها ملاک مهمی جهت تعیین فرآیند می باشد. KPIها گاهی روال انجام کارها را تغییر می دهد. حتی در زمان پیاده سازی فرآیند در نرم افزار های BPMS می تواند منطق مدل اطلاعاتی را دگرگون نماید.

مثال:

به عنوان نمونه، سازمانی را درنظر بگیرد. زمانی که یک فرد در سازمان به دلیل کم بودن حقوق درخواست ترک کار می کند شاخص رضایتمندی پرسنل کاهش پیاد می کند. وجود چنین شاخصی روال خروج از یک سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد. ممکن است در خیلی از بنگاه های کسب و کار برای جلوگیری از کاهش نرخ شاخص، فرآیندهای پشتیبانی ایجاد نمایند.

حال مشتری را در نظر بگیریم که  دچار خطای هاله ای شده. از ما درخواست می کند یکی از فرآیندهای خوب پیاده سازی شده در زمینه جذب نیروی انسانی برای پتروشیمی ها را برای آن ها پیاده سازی نماییم. اگر بهترین نمونه نیز پیاده سازی شود با توجه به توضیحات فوق احتمالا این فرآیند در آن سازمان نتیجه بخش نخواهد بود. معمولا اجرای این نوع ار فرآیندها با شکست روبرو خواهد شد.

چه باید انجام دهیم:

پیشنهاد می دهم برای استفاده از فرآیندهای موفق به چگونگی اجرای آن ها توجه نکنیم. بلکه به شاخص هایی که کمک می کنند آن فرآیند خوب اجرا شود توجه کنیم. فارغ از اینکه چه فرآیندی می باشد آن را به صورت پیوسته طراحی کنیم.این دو مورد کمک می کند تا بتوانیم میزان اختلاف راستای فرآیند با اهداف سازمان را استخراج کنیم.

مهم این است که فرآیندهای یک سازمان با اهداف سازمان همراستا باشند.

هر چقدر بتوان یک فرآیند را بهبود داد و آن را به سمت اهداف مورد نظر نزدیک کرد می توان احتمال موفقیت یک فرآیند را افزایش داد. ولی هچیگاه یک فرآیند بدون بازنگری نمی تواند کاملا منطبق بر نیاز یک سازمان باشد.

هر سازمان برای رسیدن به خواسته های خود نیاز دارد به اهداف سازمانی خود برسد. در این راستا برای رسیدن به اهدافش نیازمند تعیین روال انجام کارهای متعدد می باشد. برای آنکه به بهترین نتیجه مورد نیاز دست یابد، مسیر جریان کارها باید نمایانگر ارزش اهداف باشد و به عبارت دیگر مسیر جریان انجام کارهابه صورت End2End طراحی گردد.

تا به امروز شاهد سازمان های زیادی بوده ام که تمرکز خود را بر انجام کارها گذاشته اند و خیلی وقت ها انقدر مجذوب انجام آن کار شدند تا بهترین خروجی را داشته باشد که یکی از اهداف اصلی که کسب درآمد می باشد را فراموش کرده اند. زمانی که برای بهبود فرایندها، فرآیند کاوی می کنیم متوجه می شویم فرآیندهای موجود در این مجموعه به صورت End2End نمی باشد.

فرآیندهای End2End دارای یک ویژگی مهم هستند و آن هم تمرکز بر روی سرویس می باشد

در این نوع فرآیندها، مدل ترسیم شده معمولا متشکل از مجموعه ای از فرآیندها می باشد که هدف اصلی آن ها رسیدن به یک مقصود می باشد. برای محقق شدن این موضوع تعریفی به نام سند فرآیند ایجاد شد.

در یک سند فرآیند می توان چندین فرآیند مختلف را در یک نما به نمایش گذاشت.

در یک سند فرآیند می توان ورودی و خروجی فرآیندها را ترسیم نمود تا مشخص شود نتیجه حاصله از یک فرآیند بر روی چه فرآیندهایی تاثیر گذار می باشد و سبب چه ارزشی در انجام یک فرآیند دیگر می شود.

جمعداری اموال

در آخرین Workshopی که برگزار کردم از یکی از مالکین فرآیند به تشرح فرآیند جمعداری اموال پرداخت. این فرآیند به شرح زیر می باشد.

فرآیند جمعداری اموال در هر سازمان به دو دلیل انجام می شود. ابتدا بروزرسانی موجودی انبار و بدست آوردن اختلاف موجودی با اسناد حسابدری.دوم چیدمان مجدد کالا در انبار جهت حذف فضای های اضافی.

اموال دار انتهای هر سال شروع می کند به بررسی کالاهای موجود در سازمان سه حالت برای کالاها بوجود می آید یا کالا سالم است که مجدد تحویل مالک کالا می گردد یا  کالا دارای نقص است و بایستی تعمیر صورت بگیرد و یا غیر قابل استفاده هستش و باید فک برچسب شود.

از افراد حاضر در جلسه درخواست کردم به صورت گروهی فرآیند را ترسیم کنند و در نهایت خروجی کار به صورت زیر مشخص گردید.

نمونه BPMN:

خروجی ارائه شده شاید با شرح مسئله قابل درک باشد ولی از نگاه یک مدل ساز فرآیند، نواقصی در طراحی وجود دارد. از جمله جمعدار اموال به ازای تمام کالای سازمان این کار را انجام می دهد و تنها یک کالا را بررسی نمی کند ولی در فرآیند ترسیم شده تنها نشان دهنده انجام یک کار می باشد برای اصلاح این فرآیند به یک فرآیندی که همه از آن برداشت مشترک داشته باشند بایستی مجموعه اتفاقاتی که به ازای هر کالا رخ می دهد در یک زیر فرآیند قرار بگیرند و فرآیند فوق به صورت زیر تغییر می کند.


بیشتر بخوانید:


و در Subprocess   طراحی شده کل فرآیند انجام مربوط به کالا را در آن قرار می دهیم.

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به لینک زیر مراجعه نمایید

مدیریت زنجیره تامین