بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

سازمان های که فرآیند اصلی خود را بر روی مشتری می گذارند بیشتر و بیشتر می شود و محبوبیت اتخاذ BPM به طور طبیعی رو به افزایش است. ارزش اصلی BPM ارائه پیشنهاد و کمک به سازماندهی بیشتر خدمات و محصولات با تلاش کمتر، کیفیت بالا تر و هزینه کم است.

به طور معمول، BPM بر سه مزیت اصلی بهره وری، کارآیی و چابکی تمرکز دارد

یک مطالعه انجام شده توسط Gartner در سال ۲۰۰۸ نشان داد که با اجرای BPM، ۷۸
درصد از سازمان ها نسبت به کسانی که توانایی BPM ندارند ۱۵ درصد یا بیشتر ازسود سرمایه گذاری دریافت کرده اند. جدا از مزایای مالی مستقیم، همچنین مشخص شد که این سازمان ها موفق به کاهش اشتباهات، بهبود سطح خدمات خود و افزایش شفافیت فرآیندهای کسب و کار خود شده اند.

همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، در حالی که مزایای اولیه مرتبط با BPM در قالب هزینه های عملیاتی پایین تر است، سازمان ها از استانداردهای BPM، بیشتر برای روال های که مزایای استراتژیک قابل تحقق دارند، استفاده می کند.

بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

در سطح جامع، BPM مزایای زیر را برای سازمان ارائه می دهد:

  1. BPM موجب صرفه جویی در وقت و پول سازمان می شود: BPM به شناسایی فرآیندهای غیرفعال و حذف تکثیر وظایف کاری کمک می کند. با استاندارد سازی فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها قادر به کاهش هزینه های عملیاتی خود بوسیله اجرای فرآیند تکرارمی شوند، که هر بار یک نتیجه ای به دست می دهد و فرآیندهای استاندارد شده، نامزدهای قویتری برای اتوماسیون می شوند. این به بهبود چرخه گردش کار با کاهش بن بست ها کمک می کند ، افزایش بهره وری و در نهایت سودآوری بیشتری ایجاد شود.
  2. چابکی کسب و کار بهبود یافته: BPM توانایی یک سازمان را در شناخت فرصت ها یا تهدیدات بالقوه و کمک به اولویت بندی استراتژی جهت پاسخگویی خود را افزایش می دهد. با اتخاذ BPM، سازمانها توانایی حفظ شرایط اقتصادی بی ثبات را با افزودن یا حذف خدماتی که می توانند بین “مطلوب” و “ضروری” متفاوت باشند، در اختیار بگیرند. همچنین این سازمان ها می توانند محصولات جدید را سریعتر به بازار عرضه کنند. چابکی کسب و کار بهبود یافته، نظارت، کنترل و انعطاف پذیری را برای پاسخ بهتر به نیازها و انتظارات مشتری فراهم می کند.
  3. هوش تجاری پیشرفته: با ضبط مؤثر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار، BPM توانایی ردیابی و یافتن اطلاعات ضروری را فراهم می کند و گزارش هایی را برای مدیریت ارشد ارائه می دهد که بینش عملکرد این فرایندها را ارائه می دهد. BPM اطلاعات را به موقع تسهیل می کند، بنابراین اطمینان از اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های حساس را بهبود می بخشد.
  4. بهبود پاسخگویی عملیاتی: BPM با ارائه توانایی برای ردیابی و نظارت بر بودجه ها و نتایج ارائه شده، مسئولیت پذیری بالا را به تمام بخش های سازمان می دهد. مستند سازی فعالیت فرآیند کسب و کار به سازمانها کمک می کند تا سیستم کنترل و تعادل را به دست آورند، در نتیجه پتانسیل تقلب، خطا یا ازدست دادن به حداقل می رسد.
  5. بهبود مستمر: BPM یک محیط برای بهبود مستمر فرآیند در یک سازمان ایجاد می کند و توانایی آن در اجرای این بهبود را تسهیل می کند. همچنین کمک می کند تا به صورت خودکار از فرایندهای تکنولوژیک استفاده شود که تقریبا همیشه باعث صرفه جویی در هزینه می شوند. اتوماسیون منجر به کاهش کار دستی، کاهش زمان مدیریت و سرعت فرآیند صحیح را افزایش می دهند.

    در این زمینه، مهم است که توجه داشته باشیم که سازمان های موفق، با توانایی BPM معمولا به تدریج سیستم های غیر کارآمد را از بین می برند.

  6. تطابق خوب با حاکمیت نظارتی: در محیط کسب و کار امروز، مجموعه ای گسترده از قوانین و مقررات دولتی وجود دارد که سازمان ها باید دنبال کنند. پیاده سازی موفق BPM در راستای کشف اثرگذاری و یکپارچه سازی کنترل در هر سطح از فرآیند است. این شامل ابزار، روش ها، سیاست ها و معیارهای تجاری در سراسر شرکت است، بنابراین همیشه “یک نسخه درست” وجود دارد. این به سازمان کمک می کند که از تعهدات خود پیروی کند و اطمینان حاصل کند که آنها با استانداردهای قابل اجرا سازگار هستند. با داشتن فرآیندهای به وضوح تعریف شده، BPM توانایی اجتناب از پیامدهای بالقوه پرهزینه و عدم انطباق را فراهم می کند.
  7. اندازه گیری موثر: مهندس علم کامپیوتر تام دی مارکو یک بار گفت: “شما نمی توانید کنترل کنید آنچه نمی توانید اندازه گیری کنید“. BPM تلاش می کند تا نتایج عملیات های عملیاتی، هزینه، بازده، زمان چرخه، کیفیت، رضایت مشتری یا هر خروجی دیگر را با استفاده از ابزار اندازه گیری (مانند Lean و Six Sigma) بسنجد. اندازه گیری مؤثر، حلقه بازخورد را در چرخه مدیریت فرایند، بسته و مدیران را با اطلاعات مهمی که می توانند برای بهبود بیشتر استفاده کنند، را فراهم کند
  8. مدیریت ریسک موثر: مدیریت ریسک خوب یک جزء جدایی ناپذیر از هر فرآیند است. در BPM، فرایندهای مستند شده توسط تحلیلگران فرایند، از یک دیدگاه خطر، بررسی و ارزیابی می شوند و در آن کنترل های موثر در تمام فرایندها برای تمام سطوح کارکنان تعبیه می شود. تحلیلگران فرآیند می توانند با ایجاد یک مدیریت فرایند دقیق در تمام واحدهای تجاری، خطر کلی را در یک سازمان کاهش دهند.
  9. مدیریت عملیات موثر: سازمانهایی که BPM را با موفقیت پیاده سازی کرده اند، معمولا عملکرد کارایی را از طریق زمان های چرخه کوتاهتر، هزینه های پایین تر و توانایی اداره کار اضافی بدون افزایش خطی در کارکنان، شاهد هستند. این نتیجه از بهبود فرآیند و جلوگیری از وقوع خرابی با روش ها یا شیوه های غیر مولد سابق است. با داشتن یک سیستم مدیریت فرایندهای موثر، رهبران کسب و کار می توانند درک جامع از فرایندهای خود را حفظ کنند، آنها را به طور موثر اندازه گیری کرده و تصمیمات صحیح درباره نحوه حرکت به سمت هدف خود را بگیرند.
  10. دید کارآمدی: BPM با شفاف کردن نحوه انجام کار برای کسانی که مسئولیت انجام آن را دارند، نگاه پایان دادن به یک فرآیند را مشخص می کند. با نظارت بر عملکرد یک فرآیند، یک کارمند می تواند نسبت به اتفاقات واکنش نشان دهد و هر نوع اتلاف یا مشکلات را با سرعت بیشتری رفع کند. BPM ابزاری برای اندازه گیری عملکرد در یک سازمان است و می تواند نتایج را در داشبورد مدیریت نمایش دهد. تحلیلگران فرایند می توانند برای جداسازی علل ریشه ای بن بست ها از قبیل تاخیر زمانی و هزینه های پردازش بالا تحقیق کنند.
چه فرآیندهای نیاز به بهینه سازی دارند؟

مدت زیادی است که برای مشاوره فرآیندها در سازمان‌ها و مجموعه‌های مختلف وارد میشم و هدف این سازمان‌ها بهبود و افزایش کیفیت فرآیندها می‌باشد. ولی در دوران دانشجویی همیشه برایم سوال بوده چرا سازمان‌ها حاضر هستند هر ساله میلیون‌ها تومان برای فرآیندهای سازمانی خود هزینه کنند و مانند خیلی از شما عزیزان که از من سوال می‌پرسید چه فرآیندی در سازمان‌ها نیاز به بهبود دارند برایم سوال بود که چرا هرساله این هزینه‌ها اتفاق می‌افتد. آیا به نتیجه مطلوب نمی‌رسند؟ و یا مشاوران خوبی نداشتند؟

زمانی که به عنوان مشاور وارد سازمان‌ها شدم با دو نوع نگاه متفاوت روبرو شدم. سازمان‌های که برای انجام کارهای خود بدنبال نوآوری و تکنولوژی ( مانند استفاده نرم‌افزار بر روی موبایل‌های هوشمند) بودند. بنظر من نام آنها را سازمان‌های ابزار گرا بگذاریم بهتر است.

و سازمان‌های که برای پیشبرد اهداف خود ترجیح می دهند قوانین و ضوابط سازمانی را بازنگری کنند و دقیق‌تر به نظارت کارمندان خود بپردازند تا اختلالی در رسیدن به اهداف سازمانی‌شان وارد نشود.من نام آنها را قانون‌گرا گذاشته‌ام.

سازمان‌های ابزار گرا به دنبال استفاده تکنولوژی جدید و سازمان‌های قانون‌گرا به دنبال وضع دستورالعمل جدید سازمانی هستند.

هر دو نوع سازمان معمولا به اهداف سازمانی خود می‌رسند و از اقدامات رخ داده احساس رضایت دارند.

پس چرا سالیانه اینقدر هزینه رخ می‌دهد؟

جواب آن در شناخت صحیح فرآیند است.

برای مثال شما می خواهید بروید در کافی شاپ و قهوه بنوشید.این فرآیند دارای حداقل ۲۰ تا ۳۰ مرحله می باشد. البته به اعتقاد من. فرآیند نوشیدن قهوه در کافی‌شاپ تنها این نیست که برویم و قهوه سفارش دهیم. ابتدا تصمیم می گیریم قهوه بنوشیم، محل را انتخاب می کنیم، نحوه رفتن به آنجا را مشخص می کنیم. لباس می‌پوشیم و …

بنظر من نوع نگاه به فرآیند تاثیر بسیار زیادی در نحوه تعیین اجرای آن دارد اگر بخواهیم این موضوع را در سطح سازمان گسترش دهیم فرآیندهای بسیار پیچیده ای وجود خواهند داشت که نگاه صحیحی به آنها نداشته‌ایم لذا زمانی که می خواهیم آنها را پیاده سازی کنیم ممکن است مواردی را در نظر نگیریم و این سبب می شود. هر ساله سازمان ها هزینه تکراری برای بهبود فرآیندهای خود داشته باشند.

از این امر نمی‌توان اجتناب کرد ولی می توان هزینه آن را تا حد زیادی کاهش داد برای این موضوع روش‌های استانداری طراحی شده که یکی از آنها که من علاقه زیادی به آن دارم زاکمن هستش.

زاکمن سعی دارد با مرحله به مرحله کردن استخراج فرآیندها چیزی را از قلم نیندازد و حداکثر شناخت از فرآیند را ایجاد کند

به تجربه دیدم سازمان‌های که با شناخت کافی نسبت به اجرای فرآیندهای خود اقدام می کنند هزینه اولیه بیشتر ولی کوتاه مدت دارند و به آنچه نهایت انتظارشان است سریعتر می رسند اما در مقابل سازمان‌های که ترجیح می‌دهند تا آنجا که شناخت دارند فرآیند را پیاده سازی کنند همواره از ایده‌آل خود فاصله داشته و با هزینه اولیه کم ولی بلند مدت به آنچه می خواهند نمی رسند.