نوشته‌ها

سلام عرض می کنم خدمت شما عزیزان تصمیم گرفتم در دوره های پیوسته در خصوص مدل سازی فرآیندها و مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت کلیپ های جداگانه از همدیگه مطالبی را در اینستاگرام ارائه کنم تا با مفاهیم مدلسازی فرآیند، فرایند کسب و کار، مفاهیم قوانین کسب و کار و قواعد و قوانینی که در مدل سازی باید  لحاظ به یک فرآیند خوب و یکپارچه رابطه داشته باشیم صحبت بکنیم.

 برای امروز در خصوص خود مدیریت فرآیندهای کسب و کار صحبت می کنم و بعد درباره BPMN و یکی از المان‌های BPMN صحبت کنیم و در روزهای بعدی دیگر موارد آن را هم تعریف می کنیم در اولین موضوعی که می خوام درباره صحبت کنم به فرایندهای کسب و کار هستش ابتدا ما به چیزی میگیم فرآیند که حالا قرار هست آن را مدل سازی کنیم و بعد ببینیم یک فرآیند را مدل سازی می کنیم یعنی چی؟ تعریف علمی که از فرآیندهای کسب و کار وجود دارد عبارت است از

تعریف فرآیندهای کسب و کار

زنجیره اتفاقاتی که منجر به تصمیمات و فعالیت‌های می شود که در سطح سازمان دارد اتفاق می‌افتد به این مجموعه ای از تصمیمات فعالیت‌ها معمولا گفته می شه فرایند.

این فعالیت ها و تصمیمات به هم وابسته هستند سلسله مراتب دارند ترتیب اجرایی دارند همه این ویژگی‌ها به مفهوم فرآیندها خواهد بود.زمان که از فرآیند داریم صحبت می کنیم مفهوم دیگری مطرح می شود  به نام مدیریت فرآیندهای کسب و کار چطور می توانیم این فرایند را مدیریت کنیم . مدیریت فرآیندهای کسب و کار چی هستش به این معنی هستش که

تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار

به صورت دقیق نگاه کنیم این فرایند چه تاثیری در سازمان دارد و کارها دارد به چه سبک و سیاقی انجام میشه نتایجی که به جا میذاره چه چیزهایی هست و چه تاثیرگذاری روی پیشرفت فرصت‌های ما داخل سازمان ایفا میکنه

این مجموعه از اتفاقاتی که در حال رخ دادن هست در نهایت منجر میشه که درک کنیم ما چه فرصت‌های را از دست خواهیم داد و چه فرصت هایی برای ما به وجود خواهد آمد این تعریف علمی مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستش.

برای BPM معمولا یک ابزارهای وجود دارند به نام BPMS که وظیفشون این هست بتوانند این تعریف را توسط ابزار به سازمان ارائه کنند با استفاده از این ابزارها شما میتونید به تاثیرگذاری روی کار، شناسایی نقاط ضعف و میشه مشاهده کرد یک فرآیند دقیقا چه شکلی کار خواهد کرد، چه اثراتی روی کار می گذارد و نتایجی که داره و به چه سبک و سیاقی هست

BPMS ها برای اینکه بتوانند کار بکنند نیازمند یک زبان هستند به نام BPMN که قرار است نحوه اجرا فرآیند را معرفی کند.

مدیریت فرآیندها

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک دانش از گرایش مدیریت می‌باشد و هدف آن بررسی همسو بودن نیازمندی مشتریان با اهداف و عملکرد سازمان است. در این حوزه دانشی سعی می‌شود با کنترل بر روی مسیر انجام کارها، چگونگی عملکرد، زمان آن و تعیین شخص مورد نیاز برای انجام کار، اهداف سازمان را محقق سازد و بتواند نیاز مشتری را برآورده کند.

با تعریف فوق، مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) مجموعه‌ای از اصول و قواعد مدیریتی است که فرض می‌کند، اهداف سازمانی از طریق مدیریت متمرکز بر فرآیندهای سازمان به بهترین نحو محقق خواهد شد.

معرفی مدیریت فرآیندها به عنوان حوزه‌ای از گرایش مدیریت مرتبط با سه مولفه زیر است:

  • مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تمام قسمت‌های سازمان از کارمندان، کارشناسان، مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان را در بر می‌گیرد و زمانی که با موفقیت به اجرا درآید با فرهنگ سازمان عجین می‌شود.
  • مدیریت فرآیندهای کسب و کار روش مشخص یا یک ابزار نیست تا هر سازمانی بتواند از آن استفاده کند؛ بلکه مجموعه‌ای از دانش مبتنی بر اصول و تجارب برای راهبری سازمان است.
  • این حوزه دانش در سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی یا دولتی با هدف کنترل منابع کسب و کار به سوی اهداف استراتژیک، کاربرد دارد.

جانیل هیل محقق پژوهشی گارتنر در زمینه مدیریت معتقد است:

در صورتی که مدیریت فرآیندهای کسب و کار با موفقیت پیاده سازی شود، به یک قابلیت کلیدی درون سازمانی تبدیل می‌گردد.

جهت ایجاد مدیریت موثر فرآیندهای کسب و کار، نیاز است یک سازمان، افراد، فرآیندها و فناوری لازم برای این کار را داشته باشد.

لذا لازم است در یک سازمان:

  • فرآیندها شناسایی شوند:
    • این فرآیندها شامل فرآیندهای فعلی سازمان می‌باشد.
    • نیاز است تعیین گردد فرآیندها در کدام گروه از فرآیندهای اصلی، پشتیبانی و یا مدیریتی قرار می‌گیرد.
    • فرآیندها باید به نحوی تدوین شوند که با تغییرات داخلی و بیرونی بتوان آن را بهبود مستمر داد.
  • نیاز به ایجاد و یا تعیین نقش افراد در مدیریت فرآیندها می‌باشد که این نقش‌ها شامل موارد زیر است.
    • مالک فرآیند مسئول اجرای فرآیند و همچنین تضمین کننده ایجاد ارزش در فرآیندهای e2e است.
    • تحلیل‌گران فرآیند مسئول ایجاد، استقرار و کنترل و بهبود فرآیند هستند.
    • معمار فرآیند مسئول شناسای و طراحی فرآیند را به عهده دارد.
  • جهت پشتیبانی از فرآیندها وجود فناوری لازم است. حداقل کاربرد فناوری به شرح زیر است:
    • مدل‌سازی فرآیند‌ها مبتنی بر یک زبان مدل‌سازی استاندارد باشد. مانند BPMN
    • تعریف فرآیند مبتنی بر ساختار سازمان و فرهنگ سازمان باشد.
    • قابلیت بررسی و کنترل فرآیند وجود داشته باشد.
    • مدیریت و کنترل تغییرات در سازمان امکان پذیر باشد.

در صورت تحقق موارد فوق می‌توان متصور یک سازمان فرآیند محور بود که اهداف خود را می‌تواند با نیاز مشتریان همسو کند و هر زمان که نیاز مشتری تغییر کرد با حداقل چالش تغییرات لازم را در تحقق آن ایجاد نمایند.

حال اگر متصور یک فرآیند شویم که قرار است نیاز مشتری را برآورده سازد احتمالا با چرخه زیر روبرو خواهیم شد.

چرخه تحویل سفارش BPM
شکل ۱: چرخه فرآیند سازمان

با توجه به چرخه فوق می توان گفت:

  • تمام سازمان‌ها بر اساس کالا و یا خدمات خود برای مشتریان ارزش آفرینی می‌کنند
  • فرآیند‌های سازمان، ابزار و یا روش‌هایی هستند که منجر به ایجاد کالا و یا ارائه خدمات می‌شود.
  • در نتیجه تمام اهداف سازمان باید از ایجاد ارزش برای مشتری نشات بگیرد.


اگر این چرخه را در سطح یک سازمان تعمیم دهیم می‌توان هر واحد را یک سازمان در نظر گرفت که مشتریان آن واحد‌های دیگر هستند و خود نیز مشتری واحد دیگر است. به فرآیند تولید دارو زیر توجه فرمایید.

فرآیند تولید دارو BPM
َشکل ۲: فرآیند تولید دارو

در شکل فوق مشتری واحد تولید، واحد فروش می‌باشد و خود آن مشتری واحد لجستیک می‌باشد. در اصطلاح به این نوع نگرش، فرآیند e2e گفته می‌شود که می‌تواند ارزش دریافتی را به ارزش دیگری تبدیل نمایند و در نهایت این زنجیره ارزش تشکیل یک گروه از فرآیندها را خواهد داد که منجر به ارزشی می‌شود که مشتری انتظار دارد.

به صورت کلی هدف مدیریت فرآیندهای کسب و کار تضمین ایجاد ارزش مورد انتظار مشتری با ایجاد فرآیندهای e2e ، کنترل و ساماندهی و هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان است.

گردهمایی شرکت چارگون

داده کاوی (Data mining) و فرآیند کاوی (Process mining) یک دانش تخصصی در حوزه استخراج اطلاعات صحیح از بانک های داده در سازمان است.

یکی از نیازمندی های رشد و پیشرفت و تصمیم گیری صحیح، وجود اطلاعات مبتنی بر واقعیت است. در هر صنعت و کسب و کاری حجم زیادی از دادها در بستر IT نگهداری می شود که از آن ها بیشتر در قالب سوابق بهره گرفته می شود.

بدون توجه به اینکه در بین حجم انبوهی از این داده ها، اطلاعاتی بسیار با ارزش وجود دارد و می توان از آنها برای تعیین نقاط ضعف و قوت و تعیین چگونگی بهبود بهره بود.
می توان از این روش های داده کاوی مسیر های جریان فرآیند را تشخیص داد و در اصطلاح فرآیند کاوی انجام داد.

حدود ۸ سال است که در شرکت چارگون فعالیت می کنم و هر سال در دی ماه یک گردهمایی جهت معرفی محصولات جدید خودش دارد.

در طول این سال ها همواره در حوزه BPMS کارگاهای متعددی برگزاری گردید و سعی کردیم مخاطبان خودمان را با مفاهیم مدیریت فرآیندهای کسب و کار و فواید فرهنگ فرآیند محور بودن بیشتر آشنا کنیم. در یکی دو سال اخیر حجم زیادی از سازمان ها به سمت نگرش BPMS در حرکت هستند.

در گردهمایی چه می گذرد

بنابراین امسال تصمیم گرفتیم در خصوص موضوع داده کاوی و فرآیند کاوی به زبان بسیار ساده صحبت کنیم در طول ارائه یک مثال بیاوریم و مفاهیم را بر روی آن پیش ببریم و ابزارهای که می تواند به فرآیند کاوی کمک کند را معرفی نماییم.

همچنین امسال برای شرکت کنندگانی که می خواهند به صورت تستی با ابزار Disco کار کنند شرایط ویژه در نظر گرفته شده است.

جهت ثبت نام در این رویداد می توانید از طریق لینک زیر ثبت نام نمایید.

صفحه ثبت نام

در این کارگاه سمانه علی پور متخصص حوزه داده کاوی من را همراهی خواهد کرد

عکس گروهی

در مثال فرآیند اتوماسیون تغذیه ۴ نوع فرآیند وجود دارد که  در زیر به آن­ها اشاره خواهد گردید.

فرآیند تعریف غذا دراتوماسیون تغذیه

در آغاز به کار مثال فرآیند نیاز است فرم شماره ۱ در سامانه ورود اطلاعات شود، به نحوی که مواد تشکیل دهنده آن هم به صورت صحیح وارد شود. این کار توسط کارشناس تغذیه یک بار انجام می‌ شود و یا غذای جدید به لیست اضافه می‌گردد اطلاعات درج شده در بانک اطلاعات غذا ذخیره می‌گردد. این بانک در قسمت های متعددی از فرایند  استفاده می شود. فرایند مربوط به این مرحله به شرح زیر است:

ورود اطلاعات غذا
فرآیند تعریف غذا

بانک اطلاعاتی :

ورود اطلاعات غذا
بانک اطلاعاتی ورود غذا

فرم ها:

ورود اطلاعات غذا
فرم تعریف غذا

فرایند ویرایش غذاها:

جهت ویرایش لیست غذای ثبت شده در مثال فرآیند از فرم شماره ۲ استفاده می‌شود. این فرم به نحوی کار می‌کند که در ابتدا غذاها را از از بانک اطلاعاتی دریافت می‌نماید و سپس اقدام به ویرایش غذا نموده. جهت ویرایش غذا لازم است نام هر غذا انتخاب تا پنجره ویرایش آن باز شود(فرم شماره ۱) در نهایت مجددا غذاها در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌گردد. همانند فرایند زیر:

ویرایش غذا
فرآیند ویرایش غذاها

بانک اطلاعاتی :

ویرایش غذا
بانک اطلاعاتی ویرایش غذاها

فرم ها:

ویرایش غذا
فرم ویرایش غذاها

فرایند برنامه ریزی ماهیانه

جهت برنامه ریزی ماهیانه دراتوماسیون تغذیه از فرم شماره ۳ استفاده می شود. این فرم به نحوی کار می کند که کارشناس تغذیه اقدام به تکمیل فرم شماره ۳ نموده و جهت اعمال تغییرات لازم برای سرپرست خود ارسال نموده و ایشان پس از اعمال تغییرات در صورت تایید  برای کارشناس تغذیه فرم را می فرستند در صورت تایید کارشناس بهداشت، فرم برای آشپزخانه ارسال می گردد و در صورت عدم تایید توسط سرپرست مجددا درخواست برای کارشناس تغذیه ارسال می گردد تا بر روی روی درخواست بازنگری نماید و همچنین در صورتی که کارشناس بهداشت درخواست را مورد تایید قرار ندهد فرم برای سرپرست ارسال می شود تا ایشان موارد را بررسی نمایید.

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرآیند برنامه ریزی ماهیانه

بانک اطلاعاتی:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
بانک اطلاعاتی برنامه ریزی ماهیانه در اتوماسیون تغذیه

فرم ها:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم اولبه برنامه ریزی ماهیانه

فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه غذا در اتوماسیون تغذیه توسط متقاضی تکمیل می گردد

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه

مرجع مثال فرآیند

راهکار مدیریت فرآیندهای شرکت چارگون

کارگاه BPMN

در دومین دوره کارگاه BPMN می خواهیم عزیزان را با اصول طراحی BPMN به نحوی که بتوان طراحی انجام شده را فارغ از پلتفرم های یک BPMS در نرم افزارهای BPMS اجرایی نمود آشنا نماییم.

در این راستا کلاس در دو روز متفاوت برگزار خواهد شد و در روز اول اصول و قوانین طراحی فرآیند و جایگاه مدل سازی از نگاه ABPMP ارائه می شود. و در روز دوم سعی در تبادل تجربه برای مدل سازی یک فرایند ایده آل خواهد شد.

سرفصل ها

  • مفاهیم مدل سازی
  • آموزش ابزارهای BPMN
  • آموزش بهینه سازی BPMN برای اجرا
  • تشخیص نقاط بن بست در فرآیند
  • طراحی فرآیند
  • اجرای یک فرآیند در BPMS

زمان برگزاری کارگاه BPMN

جلسه اول در روز ۶ شهریور ماه و جلسه دوم ۱۳ شهریور ماه از ساعت ۹:۰۰ الی ۱۶:۰۰ می باشد

تخفیف

دانشجویان با ۴۰ درصد تخفیف و مشتریان محترم شرکت چارگون با ۶۰ درصد تخفیف می توانند ثبت نام نمایند و عزیزانی که از طریق این سایت ثبت نام نمایند می توانند با وارد کردن کد تخفیف chargoon از ۲۰ درصد تخفیف استفاده نمایند.

جهت ثبت نام در دومین دوره BPMN از طریق لینک زیر اقدام بفرمایید.

https://evnd.co/kEIkO

ابزاری که برای ترسیم فرآیندها استفاده می شود یک فضای آنلاین می باشد که توسط شرکت چارگون آماده شده است و دانش پژوهان می توانند از طریق آن فرآیندها را مدل نمایند و همچنین خارج از محیط کارگاه به دادهای خود دسترسی خواهند داشت.

یکی از مهمترین ویژگی های این دوره ارائه مدرک توانایی ترسیم فرآیند در BPMS دیدگاه می باشد.

مدل‌سازی فرآیند چیست؟

زمانی که می‌خواهیم یک روال انجام کار که متشکل از مجموعه رویدادها و تصمیمات است را با نشانه‌های گرافیکی به نمایش در بیاوریم به سراغ مدل‌سازی فرآیند خواهیم رفت. نشانه‌های گرافیکی بسیاری وجود دارند که می‌توانند کنار یکدیگر قرار بگیرند و نحوه انجام یک کار را تعریف کنند به هرکدام از ترکیبات یک زبان مدل‌سازی گفته می‌شود. این زبان‌های مدل‌سازی در بیان میزان جزئیات با یکدیگر، متفاوت هستند.

BPMN چیست؟

زبان مدل‌سازی فرآیند بر اساس  BPMN این امکان را مهیا می‌کند که بتوان فرآیند را در سطوح مختلفی که برای کاربران مختلف قابل درک است، ترسیم کرد. برای مثال می‌توان فرآیند را به گونه‌ای طراحی کرد که مدیران ارشد بتوانند از طریق آن ارزش خدماتی که قرار است یک فرایند ارائه کند را درک کنند. یا به گونه‌ای ترسیم کرد که فرد تازه وارد در یک سازمان درک کند،حوزه اختیارات و تصیمم گیری‌های او چگونه است.

چرا BPMN ؟

علاوه بر ویژگی‌هایی که در بالا ذکر شد BPMN در نسخه شماره ۲ خود دارای این ویژگی است که فرآیندها را به گونه‌ای پیاده‌سازی می‌کند که قابلیت اجرا شدن به صورت سیستمی را داشته باشند. همچنین این امکان برای سازمان‌ها ایجاد می‌شود که بتوانند فرآیندهای خود را از نگاه خدماتی که به مشتریان خود ارائه می‌کنند طراحی و اجرا کنند. به عبارت دیگر فرآیندهای خود را می‌توانند  End2End  طراحی کنند.
طراحی فرآیند بر اساس E2E به سازمان‌ها کمک خواهد کرد که بتوانند از نگرش‌های بهبود فرآیند مانند ناب‌سازی استفاده کنند تا خدمات خود را بهبود ببخشند

 کارکرد نرم‌افزار BPMS دیدگاه چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
این نرم‌افزار دارای توانایی تفسیر فرآیندهای ترسیم شده مبتنی بر زبان BPMN2 است و با استفاده از آن می‌توان یک فرایند را به صورت سیستمی پیاده‌سازی کرد. BPMS دیدگاه به دلیل داشتن بستر یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای شرکت چارگون این امکان را مهیا می‌کنند تا کاربران در یک محیط یکپارچه بتوانند به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند و با سایر سامانه‌های دیدگاه، اطلاعات تبادل کنند.
برای مثال می‌توان فرآیندهایی طراحی کرد که در مرحله‌ای مشخص از آن یک پیشنویس در نرم‌افزار مکاتبات ایجاد کنند مانند فرآیندهای درخواست گواهی اشتغال به کار و یا بتوان یک پارامتر جدید به فیش حقوقی اضافه کرد که می‌تواند در فرآیندهایی مانند رزرو غذا، مبلغی را کم و یا اضافه کنند.

درج شده در http://www.chargoon.com

خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در جلسات مشاوره ایم معمولا درخواست می شود بهترین نمونه فرآیندی که تا حالا پیاده سازی کردیم را در آن مجموعه هم پیاده سازی کنیم. من نام این نیازمندی را خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار می دانم. این نیاز خیلی دور از منطق نیست و همه ما ترجیح می دهیم زمانی که یک کاری را قرار است انجام دهیم ببنیم دیگران چطور در آن کار موفق شدند و ما هم سعی کنیم مانند آن ها انجام دهیم.
این موضوع در صنعت کسب و کار بیشتر از حوزه فرآیندها خودنمایی می کند. سمینار های متعددی توسط افراد خاصی برگزار می شود که معتقد هستند کسب و کارهای زیادی را بررسی کردند و به این نتیجه رسیده اند برای موفقیت در یک کسب و کار چه اقداماتی باید صورت بگیرد.

فارغ از اینکه این موضوع چقدر می تواند در حوزه کسب و کار صحیح باشد سوال مطرح می شود آیا این موضوع در حوزه فرآیند می تواند کمک کننده باشد یا یک خطای هاله ای می باشد؟


زمانی که ما برای تحلیل یک فرآیند در مجموعه ای حضور داریم پیشنهادهای فرآیندی که ارائه خواهیم کرد بر اساس اینکه فرآیند مورد نیاز قرار است برای یک سازمان تعریف شود و یا بازنگری روی آن اتفاق بیفتد متفاوت خواهد بود. درست است که یک فرآیند وابستگی بسیار زیادی به اهداف سازمان دارد ولی نمی توان فرهنگ آن مجموعه را نادیده گرفت. این موضوع در ایجاد و یا بهینه سازی یک فرآیند تاثیر بسزای دارد.
برای مثال در یک سازمان قرار است فرآیند درخواست ماموریت پیاده سازی شود ولی در فرهنگ سازمانی مربوطه وجود تصویر امضای مدیران یک ارزش می باشد لذا در چنین سازمانی نمی توان به راحتی فرآیندی را پیاده ساز کرد که سلسله مراتبی نباشد.
بدور از آنکه، چه اتفاقاتی برای انجام یک هدف می تواند رخ دهد، چگونگی تشخیص و میزان محقق شدن آن هدف بر اساس شاخص ها ملاک مهمی جهت تعیین فرآیند می باشد. KPIها گاهی روال انجام کارها را تغییر می دهد و حتی در زمان پیاده سازی فرآیند در نرم افزار های BPMS می تواند منطق مدل اطلاعاتی را دگرگون نماید.
به عنوان نمونه، سازمانی را درنظر بگیرد، زمانی که یک فرد در سازمان به دلیل کم بودن حقوق درخواست ترک کار می کند شاخص رضایتمندی پرسنل کاهش پیاد می کند. وجود چنین شاخصی روال خروج از یک سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد و حتی ممکن است در خیلی از بنگاه های کسب و کار برای جلوگیری از کاهش نرخ شاخص، فرآیندهای پشتیبانی ایجاد نمایند.
حال مشتری را در نظر بگیریم که  دچار خطای هاله ای شده و از ما درخواست می کند یکی از فرآیندهای خوب پیاده سازی شده در زمینه جذب نیروی انسانی برای پتروشیمی ها را برای آن ها پیاده سازی نماییم. اگر بهترین نمونه نیز پیاده سازی شود با توجه به توضیحات فوق احتمالا این فرآیند در آن سازمان نتیجه بخش نخواهد بود و اجرای آن فرآیند با شکست روبرو خواهد شد.

چه باید انجام دهیم:

پیشنهاد می دهم برای استفاده از فرآیندهای موفق به چگونگی اجرای آن ها توجه نکنیم بلکه به شاخص هایی که کمک می کنند آن فرآیند خوب اجرا شود توجه کنیم و فارغ از اینکه چه فرآیندی می باشد آن را به صورت پیوسته طراحی کنیم.این دو مورد کمک می کند تا بتوانیم میزان اختلاف راستای فرآیند با اهداف سازمان را استخراج کنیم.

مهم این است که فرآیندهای یک سازمان با اهداف سازمان همراستا باشند.

هر چقدر بتوان یک فرآیند را بهبود داد و آن را به سمت اهداف مورد نظر نزدیک کرد می توان احتمال موفقیت یک فرآیند را افزایش داد ولی هچیگاه یک فرآیند بدون بازنگری نمی تواند کاملا منطبق بر نیاز یک سازمان باشد.

جمعداری اموال

در آخرین Workshopی که برگزار کردم از یکی از مالکین فرآیند تقاضا کردم یکی از فرآیندهای حوزه کاری خود را تشریح کند. ایشان فرآیند جمعداری امول را مثال زد به شرح زیر:

اموال دار انتهای هر سال شروع می کند به بررسی کالاهای موجود در سازمان سه حالت برای کالاها بوجود می آید یا کالا سالم است که مجدد تحویل مالک کالا می گردد یا  کالا دارای نقص است و بایستی تعمیر صورت بگیرد و یا غیر قابل استفاده هستش و باید فک برچسب شود.

از افراد حاضر در جلسه درخواست کردم به صورت گروهی فرآیند را ترسیم کنند و در نهایت خروجی کار به صورت زیر مشخص گردید.

خروجی ارائه شده شاید با شرح مسئله قابل درک باشد ولی از نگاه یک مدل ساز فرآیند، نواقصی در طراحی وجود دارد. از جمله جمعدار اموال به ازای تمام کالای سازمان این کار را انجام می دهد و تنها یک کالا را بررسی نمی کند ولی در فرآیند ترسیم شده تنها نشان دهنده انجام یک کار می باشد برای اصلاح این فرآیند به یک فرآیندی که همه از آن برداشت مشترک داشته باشند بایستی مجموعه اتفاقاتی که به ازای هر کالا رخ می دهد در یک زیر فرآیند قرار بگیرند و فرآیند فوق به صورت زیر تغییر می کند.

و در Subprocess   طراحی شده کل فرآیند انجام مربوط به کالا را در آن قرار می دهیم.

 

عوامل حیاتی موفقیت فرآیند

اجرای فرآیند می تواند پروژه جامعی باشد که در سراسر مرزهای سازمانی و عملکرد آن گسترش می یابد. در یک فرآیند همه دینفعان سازمان شامل مشتریان، مشاوران، فروشندگان وشرکای تجاری تاثیر می پذیرند. در نتیجه، روابط ذینفعان باید به عنوان بخشی از هر فرآیند اجرای پروژه موفق در نظر گرفته شود. در حالی که استقرار هر پروژه منحصر بفرد می باشد، تعدادی عوامل حیاتی موفقیت یک فرآیند وجود دارد که شما باید آن برای توسعه فرآیندها در سطح سازمان نظر بگیرید.

  • توسعه استراتژی فرآیندها:

    این نقطه شروع استقرار یک فرآیند می باشد. داشتن استراتژی فرآیند که همراستا با اهداف سازمان است یکی از مهمترین عوامل موفقیت فرآیند است. استراتژی باید نوشته شود به طوری که شامل ساختار و رویکرد نظامند توانایی های پیاده سازی فرآیند باشد. نیازمندی آن شامل جزئیات دقیق کسب و کار است، که نشان دهنده تفاوت بین رویکرد فعلی سازمان و مزایایی که از اجرای فرآیند بدست خواهد آمد می باشد. همچنین استراتژی فرآیند چارچوب بازرخورد را ابتدا بر روی پروژه های نسبتا ساده و قابل دستیابی که دارای منافع تجاری مشخص هستند تعریف می کند.

  • تعهدات و توانمندسازی مشارکت کنندگان:

    حمایتی اجرایی قبل از اجرای یک استراتژی فرآیند مطلق است،

    باید داشته باشد

    مهم است که مدیریت ارشد (به ویژه مدیرعامل یا مدیر اجرایی) توجه، پشتیبانی، بودجه، تعهد و زمان مورد نیاز خود را برای سازمان فراهم آورد تا مزایای واقعی فرآیند را دریافت کند. همچنین این تعهد به غلبه بر موانع سیاسی مختلفی که می تواند در طول اجرای فرآیند پیش بینی شود کمک می کند. علاوه بر این، تعهد از مدیریت میانه نیز بسیار مهم است، زیرا بعضی از کارکنان ممکن است تغییر نقش و مسئولیت را با توجه به فرایندهای جدید یا بهبود یافته تجربه کنند. این ممکن است شامل بررسی عملکرد کارکنان از طریق اندازه گیری فرآیند، ردیابی، و برنامه ریزی ظرفیت باشد. مهم است به محض اینکه پردازش ها، نقش ها، ساختار و اندازه گیری های عملکرد و سیستم های بازخورد افراد دوباره طراحی و اجرا شدند، کارکنان اعتماد و توانمند خود برای انجام وظایف را احساس کنند. اغلب دیده می شود که اگر مدیران کلیدی به اندازه کافی درگیر نباشند کارکنان ممکن است به دلایل مختلف (به طور معمول از ترس از دست دادن شغل خود) به فرایندهای طراحی شده توجه نکنند. مدیریت باید با هدف ایجاد محیط مناسب، به طوری که هر کس دارای انعطاف پذیری برای انجام کار در بهترین حالت است تاکید داشته باشد.

  • تسهیل معماری فرآیند:

    نهادینه ساختن یک معماری فرایند، که سازمان را به وسیله طبقه بندی فرآیندهای آن سازمان ارائه می دهد، کمک می کند تا حداکثر مزایای فرآیند در مدت زمان طولانی را تضمین کند. این معماری باید مجموعه ای از فعالیت های توافق شده و دستورالعمل های فرآیند را که توسط سازمان برای عرضه محصولات و خدمات خود استفاده می شود، فراهم کند در آینده درباره معماری فرآیندها توضیح خواهم داد.

  • تغییر مدیریت موثر از طریق کارکنان:

    تقریبا همیشه فرآیندها روابط نزدیکی با افراد و تکنولوژی دارند. مهم این است دیده شود افرادی که برای اجرای فرآیند مجاز شده اند “در هیئت مدیره” هستند و از این پروژه پشتیبانی می کنند. تحقیقات نشان داده است که مدیریت تغییر کارکنان می تواند از ۲۵ تا ۳۵ درصد زمان، هزینه و تلاش پروژه را اشغال کند. بنابراین ضروری است که تیمی که مسئول اجرای فرآیند هست، وقت و تلاش مناسب را در زمینه تغییر مدیریت کارکنان انجام دهد.

  • استقرار فرآیند حاکمیت:

    هیچ پروژه پیاده سازی فرآیند بدون یک مدل حاکمیت مناسب در اطراف آن موفق نمی شود سازمانهایی که یک استراتژی فرآیند را توسعه می دهند باید یک سازمان حاکمیت خنثی و تجاری جهت تنظیم فعالیت های اولویت بندی، افزایش تعهدات و ایجاد نظارت موثر داشته باشند. در این مثال، برخی از سازمان ها تصمیم می گیرند که یک کار گروه را بسازند که به عنوان هیئت حاکم عمل نماید یا نماینده مدیر عامل یا مدیر اجرایی باشد