نوشته‌ها

فرآیند حال حاضر در مورد مدیریت تغییرات بوده که بر حسب Change Management مبتنی بر استاندارد ITIL ایجاد گردیده است.

مدیریت تغییرات در ITIL
مدیریت تغییرات در ITIL

شرح فرآیند

Submit

این فرآیند می تواند از سوی هر واحدی آغاز شود، که اصطلاحا نام آنرا واحد “درخواست کننده” می نامیم. با باز کردن فرم تغییرات و انتخاب از روی الگوهای پیش فرض و یا انتخاب گزینه سایر و تکمیل فرم مربوطه (با توجه به اطلاعات مورد نیاز) فرآیند آغاز می گردد. در مرحله بعد در صورت انتخاب تمپلیت، مقادیر پیش فرض در فرم اطلاعاتی مربوطه قرار می گیرد. پس از آن درخواست کننده نسبت به تکمیل اطلاعات فرم تغییر اقدام می نماید. پس از ثبت، درخواست برای واحد مدیریت تغییرات ارسال و این واحد نسبت به بررسی آن اقدام می نماید. در صورت عدم تائید درخواست، توسط واحد مدیریت تغییرات، این موضوع به درخواست کننده اطلاع رسانی شده و فرآیند خاتمه می یابد.

Approval

در صورتیکه درخواست مورد تائید این واحد باشد به صورت سیستمی تعداد گروه هایی که می بایست تغییر را تائید نمایند (“تائید کنندگان”) تعیین می شوند. در مرحله بعد و پس از مشخص شدن تعداد گروه های “تایید کنندگان” افراد هر یک از گروه ها به صورت سیستمی جهت تایید مشخص می گردند. درخواست تغییر مورد نظر توسط تائید کنندگان بررسی و در صورتیکه نیاز به اطلاعات بیشتر برای بررسی داشته باشند فرم تغییر به درخواست کننده ارجاع داده می شود تا نسبت به ثبت اطلاعات تکمیلی مورد نیاز اقدام نماید. پس از آن مجددا برای اخذ تائیدات لازم برای واحدهای تائید کننده ارسال می گردد.


بیشتر بخوانید:


در حالتی که اطلاعات کافی بوده و تمامی گروه های تائید کننده درخواست تغییر را تائید نمایند. این تغییر به کلیه افراد سازمان اطلاع رسانی خواهد شد. (در فرآیند Change Management این موضوع به کلیه واحدها اعلام می گردد تا اگر واحد دیگری فعالیت همزمانی با درخواست مربوطه داشته باشد، آن درخواست نیز قابل اجرا بوده و در وقت و هزینه صرفه جویی گردد).

Assign

در مرحله بعد درخواست تغییر برای “اقدام کننده” (واحدی که تغییر مورد نظر را می بایست انجام دهد.) و همچنین “تحویل گیرنده” (واحدی که پس از تغییر موارد را بررسی و تحویل خواهد گرفت.) به صورت موازی اطلاع رسانی می گردد.

In Progress

پس از هماهنگی این دو واحد واحد اقدام کننده شروع به اعمال تغییرات مورد نیاز می نماید. شروع به تغییرات مجددا برای تمامی واحدهای ذینفع اطلاع رسانی می گردد.

Update Tools

پس از اعمال تغییرات تیم تحویل گیرنده اقدام به بررسی و تست تغییرات رخ داده کرده. در صورت عدم وجود مشکل، اصطلاحا اقدام به تحویل گرفتن تغییرات مورد نظر می نماید و اطلاع رسانی آن به تمامی واحدهای ذینفع انجام می گردد. واحدهای ذینفع نیز دارای تسک های خاص خود بوده که نیاز به بررسی و انجام آن ها می باشد. پس از اتمام آن ها فرآیند تغییر خواسته شده به اتمام می رسد. حالتی نیز در برخی موارد رخ می دهد که در آن واحد تحولی گیرنده نسبت به تغییر اعمال شده نظر منفی دارد.

در این حالت اگر زمان برای انجام تغییرات باقی مانده باشد که مجددا به تیم اقدام کننده ارجاع تا نسبت به رفع مشکلات اقدام نماید و اگر زمانی برای تغییرات باقی نمانده باشد اطلاع رسانی به ذینفعان انجام شده و درخواست تغییر بسته می شود.

pending close

واحدمدیریت تغییرات نتیجه کارهای انجام شده در هر واحد را بررسی می نماید. زمانی که از صحت اطلاعات اطمینان بدست آورد درخواست را پایان میدهد.

Release

زمانی که درخواست می خواهد بسته شود، به تمام ذینفعان فرآیند اطلاع رسانی صورت خواهد گرفت

Resubmit

در فرآیند ذکر شده حالتی وجود دارد که تغییرات به صورت فورس می بایست انجام شده و فرصت گرفتن تائیدات مورد نیاز نمی باشد. در این حالت درخواست تغییر بدون تائید واحد مدیریت تغییرات و واحدهای دیگر وارد فاز اجرایی شده و اطلاع رسانی جهت ارسال تغییر به واحد اقدام کننده و تحویل گیرنده و دیگر واحدهای ذینفع انجام می پذیرد.

یکی از اهداف فرآیند Change Management که سعی شده است در این فرآیند درنظر گرفته شود حفظ اصول و استنداردهای ITIL می باشد.

Call Activity

طی تجربیات اخیری که در پیاده سازی فرآیندها دارم مثال BPMN که در اینجا مطرح می کنم به نظرم یکی از بهترین نمونه های فرآیندی در خصوص Call Activity یا فعالیت فراخوان می باشد.

در سازمان ها معمولا یک فرآیند به نام درخواست خرید کالا وجود دارد. به صورت تقریبی شبیه فرآیند زیر می باشد.

خرید کالا با BPMN
خرید کالا با BPMN

فرایند درخواست کالا

درخواست کننده فرم مربوطه را تکمیل کرده و برای مدیر خود ارسال می نمایید. ایشان بعد از بررسی و در صورت تایید درخواست را برای مدیر برنامه ریزی ارسال می نمایند. ایشان هم در صورت تایید برای مدیر عامل ارسال می نماید. در هر مرحله با عدم تایید فرم جهت اصلاح برای درخواست کننده ارسال می شود. در صورت تایید، مدیر عامل جهت استعلام درخواست برای بازرگانی ارسال شده و نتیجه را برای درخواست کننده ارسال می نمایند. در صورت عدم تایید درخواست برای استعلام مجدد برگردانده می شود. ولی اگر تایید گردد درخواست برای مدیر عامل ارسال شده و بعد از بررسی ایشان در صورت نیاز به برگزاری کمیسیون درخواست به بازرگانی فرستاده می شود. در غیر این صورت نسبت به خرید اگر نیاز به صدور چک داشته باشد فرآیند صدور چک اجرا به صورت Call Activity فراخوانی می شود. در غیر این صورت جهت خرید فرم در اختیار مسئول خرید قرار خواهد گرفت و به ازای هر ردیف در فرم خرید یک بار فرآیند رسید دائم کالا فراخوانی می گردد.

  • قابل ذکر است در طول فرآیند اطلاعات درخواست نیاز است در بانک اطلاعاتی ذخیره سازی گردد.

فرآیند رسید دائم کالا

بازرگانی صورت وضعیت را برای انبار ارسال می کند. بعد از تکمیل اطلاعات فرم برای QA ارسال می گردد. ایشان کارشناس مربوطه در QC را انتخاب کرده و فرم را جهت تکمیل برای ایشان ارسال می نمایند. بعد از تکمیل فرم مدیر QC اطلاعات را بررسی کرده. در صورت نیاز جهت اصلاح به کارشناس QC باز می گرداند. در غیر این صورت نتیجه برای QA ارسال می گردد. ایشان اطلاعات را تکمیل کرده و دستور صدور رسید دائم را به مسئول انبار می دهید. ایشان بعد از صدور رسید اطلاعات را جهت بایگانی در اختیار بازرگانی قرار داده و سیستم بررسی می درخواست صدور چک را خواهد نمود.

فرآیند صدور چک 

کارشناس بازرگانی اطلاعات درخواست صدور چک را تکمیل کرده. برای مدیر بازرگانی ارسال می نماند. مدیر درخواست و سوابق را بررسی کرده و در اختیار مدیر برنامه ریزی قرار میدهد. با تایید ایشان برای مدیر مالی ارسال و اگر ایشان هم تایید نمایند برای مدیر عامل ارسال می گردد. در غیر این صورت با رد درخواست فرم به یک مرحله قبل باز میگردد. با تایید مدیر عامل دستور صدور چک در اختیار کارشناس حسابداری قرار گرفته و ایشان چک را برای واحد بازرگانی ارسال می نمایند.

خروجی فایل

فایل BPMN تنظیم شده با Camunda Modeler میباشد

جهت دریافت نرم افزار می توانید به سایت BPMN.IO مراجعه نمایید

BPMN

سلام عرض می کنم خدمت شما عزیزان. تصمیم گرفتم در دوره های پیوسته در خصوص مدل سازی فرآیندها و مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت کلیپ های جداگانه از همدیگه مطالبی را در اینستاگرام ارائه کنم. با مفاهیم مدلسازی فرآیند، فرایند کسب و کار، مفاهیم قوانین کسب و کار و قواعد و قوانینی که در مدل سازی باید لحاظ شوند تا یک فرآیند خوب و یکپارچه داشته باشیم صحبت بکنیم.

 برای امروز در خصوص خود مدیریت فرآیندهای کسب و کار صحبت می کنم. بعد درباره BPMN و یکی از المان‌های BPMN صحبت کنیم. در روزهای بعدی دیگر موارد آن را هم تعریف می کنیم. اولین موضوعی که می خوام درباره آن صحبت کنم تعریف فرایندهای کسب و کار می باشد. ابتدا ما به چیزی میگیم فرآیند که قرار است آن را مدل سازی کنیم. بعد ببینیم یک فرآیند را مدل سازی می کنیم یعنی چی؟ تعریف علمی که از فرآیندهای کسب و کار وجود دارد عبارت است از

تعریف فرآیندها

زنجیره اتفاقاتی که منجر به تصمیمات و فعالیت‌های می شود که در سطح سازمان دارد اتفاق می‌افتد. به این مجموعه ای از تصمیمات فعالیت‌ها معمولا گفته می شه فرایند.

این فعالیت ها و تصمیمات به هم وابسته هستند. سلسله مراتب دارند ترتیب اجرایی دارند همه این ویژگی‌ها به مفهوم فرآیندها خواهد بود.زمان که از فرآیند داریم صحبت می کنیم مفهوم دیگری مطرح می شود  به نام مدیریت فرآیندهای کسب و کار. چطور می توانیم این فرایند را مدیریت کنیم . مدیریت فرآیندهای کسب و کار چی هستش به این معنی هستش که

تعریف مدیریت فرآیندهای کسب و کار

به صورت دقیق نگاه کنیم این فرایند چه تاثیری در سازمان دارد و کارها به چه سبک و سیاقی انجام می شود. نتایجی که به جا میذاره چه چیزهایی هست و چه تاثیرگذاری روی پیشرفت فرصت‌های ما داخل سازمان ایفا میکنه

این مجموعه از اتفاقاتی که در حال رخ دادن هست در نهایت منجر میشه که درک کنیم ما چه فرصت‌های را از دست خواهیم داد. چه فرصت هایی برای ما به وجود خواهد آمد این تعریف علمی مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستش.

برای BPM معمولا ابزارهای وجود دارند به نام BPMS که وظیفشون این هست بتوانند این تعریف را توسط ابزار به سازمان ارائه کنند. با استفاده از این ابزارها شما میتونید به تاثیرگذاری روی کار، شناسایی نقاط ضعف و میشه مشاهده کرد. یک فرآیند دقیقا چه شکلی کار خواهد کرد. چه اثراتی روی کار می گذارد و نتایجی که داره و به چه سبک و سیاقی هست

BPMS ها برای اینکه بتوانند کار بکنند نیازمند یک زبان هستند. نام آن BPMN است که قرار است نحوه اجرا فرآیند را معرفی کند.

کارگاه آموزشی BPMN این دوره نیز به پایان رسید. سعی شد بر روی محتوای ارائه تغییراتی داده شود و مثال های بیشتری در طول کارها ارائه شود.

هدف از این کارگاه آموزشی BPMN افزایش سطح توانایی های افراد در تحلیل و ترسیم فرآیند است.

در زیر می توانید فایل دوره دوم را دانلود نمایید.

در زیر می توانید عکس های دوره را مشاهده نمایید

این دوره توسط شرکت چارگون حمایت شده است

جهت دریافت پاسخ آزمون می توانید در سایت عضو شود و برای شما پاسخ آزمون ارسال خواهد شد.

آنچه در این دوره گذشت

در این دوره با مروری از جلسه گذشته آغاز کردیم و سپس با حل چند مثال سعی در یادآوری مفاهیم BPMN داشتیم.

همیشه پیاده سازی قوانین BPMN در ابزار های BPMS امکان پذیر نمی باشد برای همین سعی کردیم چگونگی معادل سازی آن را آموزش دهیم.

کارگاه آموزشی BPMN این دوره اولین تجربه خود را برای استفاده از ابزار بازی جهت شناخت بهتر از قوانین مدل سازی را تجربه کرد و در کنار آن کارهای گروهی را نیز انجام دادند.

کلاس به صورت پویا برگزار گردید و افراد حاضر در کلاس جهت حل مسائل پیش رو نظرات خود را ارائه می کردند و با عقاید یک دیگر بیشتر آشنا شدند.

جهت دیدن فیلم کلاس و قسمت های عملی می توانید به آدرس اینستاگرام مراجعه نمایید.

به علاقه مندان کارگاه آموزشی BPMN پیشنهاد می شود جهت اطلاع از زمان برگزاری کلاس های آموزشی عضو صفحه لینکداین مرکز آموزشی شرکت چارگون شوند.

این دوره از کارگاه آموزشی BPMN نسبت به دیگر دوره ها کمی متفاوت برگزار گردید و محتوای ارائه شده بر اساس بازخوردهای ارائه شده تغییر داده شد.

در این دوره قسمت ابتدای کلاس مبانی BPM مرر گردید و بعد با ارائه ابزارهای مدل سازی مختلف آموزش BPMN را شروع کردیم.

تمام تلاش خود را کردیم در روز اول بتوانیم تمام المان های BPMN را آموزشی دهیم تا در دوره بعدی بتوانیم بیشتر بر روی انجام تمرین های مختلف تمرکز داشته باشیم.

در زیر هم فایل ارائه روز اول کارگاه آموزشی BPMN قرار داده شده است هم نسخه ای از ابزار آموزشی camunda که در کلاس استفاده می شود قرار داده شده است

فایل ارائه

فایل ارائه روز اول

ابزار مدل سازی

برای ابزار مدل سازی از camunda modeler استفاده شده است. لازم به ذکر است در این نسخه ابزار شبیه سازی قرار داده شده است

این دوره از کلاس ها توسط شرکت چارگون برگزار می گردد

عکس گروهی
کارگاه آموزشی BPMN

فایل پاور پینت کارگاه BPMN را از اینجا دانلود بفرمایید.

مثال های مطرح شده در جلسه به شرح زیر است

جهت دانلود و استفاده از ابزار مدل سازی می توانید از لینک زیر اقدام نمایید

در مثال فرآیند اتوماسیون تغذیه ۴ نوع فرآیند وجود دارد که  در زیر به آن­ها اشاره خواهد گردید.

فرآیند تعریف غذا دراتوماسیون تغذیه

در آغاز به کار مثال فرآیند نیاز است فرم شماره ۱ در سامانه ورود اطلاعات شود، به نحوی که مواد تشکیل دهنده آن هم به صورت صحیح وارد شود. این کار توسط کارشناس تغذیه یک بار انجام می‌ شود و یا غذای جدید به لیست اضافه می‌گردد اطلاعات درج شده در بانک اطلاعات غذا ذخیره می‌گردد. این بانک در قسمت های متعددی از فرایند  استفاده می شود. فرایند مربوط به این مرحله به شرح زیر است:

ورود اطلاعات غذا
فرآیند تعریف غذا

بانک اطلاعاتی :

ورود اطلاعات غذا
بانک اطلاعاتی ورود غذا

فرم ها:

ورود اطلاعات غذا
فرم تعریف غذا

فرایند ویرایش غذاها:

جهت ویرایش لیست غذای ثبت شده در مثال فرآیند از فرم شماره ۲ استفاده می‌شود. این فرم به نحوی کار می‌کند که در ابتدا غذاها را از از بانک اطلاعاتی دریافت می‌نماید و سپس اقدام به ویرایش غذا نموده. جهت ویرایش غذا لازم است نام هر غذا انتخاب تا پنجره ویرایش آن باز شود(فرم شماره ۱) در نهایت مجددا غذاها در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌گردد. همانند فرایند زیر:

ویرایش غذا
فرآیند ویرایش غذاها

بانک اطلاعاتی :

ویرایش غذا
بانک اطلاعاتی ویرایش غذاها

فرم ها:

ویرایش غذا
فرم ویرایش غذاها

فرایند برنامه ریزی ماهیانه

جهت برنامه ریزی ماهیانه دراتوماسیون تغذیه از فرم شماره ۳ استفاده می شود. این فرم به نحوی کار می کند که کارشناس تغذیه اقدام به تکمیل فرم شماره ۳ نموده و جهت اعمال تغییرات لازم برای سرپرست خود ارسال نموده و ایشان پس از اعمال تغییرات در صورت تایید  برای کارشناس تغذیه فرم را می فرستند در صورت تایید کارشناس بهداشت، فرم برای آشپزخانه ارسال می گردد و در صورت عدم تایید توسط سرپرست مجددا درخواست برای کارشناس تغذیه ارسال می گردد تا بر روی روی درخواست بازنگری نماید و همچنین در صورتی که کارشناس بهداشت درخواست را مورد تایید قرار ندهد فرم برای سرپرست ارسال می شود تا ایشان موارد را بررسی نمایید.

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرآیند برنامه ریزی ماهیانه

بانک اطلاعاتی:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
بانک اطلاعاتی برنامه ریزی ماهیانه در اتوماسیون تغذیه

فرم ها:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم اولبه برنامه ریزی ماهیانه

فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه غذا در اتوماسیون تغذیه توسط متقاضی تکمیل می گردد

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه

مرجع مثال فرآیند

راهکار مدیریت فرآیندهای شرکت چارگون

کارگاه BPMN

در دومین دوره کارگاه BPMN می خواهیم عزیزان را با اصول طراحی BPMN به نحوی که بتوان طراحی انجام شده را فارغ از پلتفرم های یک BPMS در نرم افزارهای BPMS اجرایی نمود آشنا نماییم.

در این راستا کلاس در دو روز متفاوت برگزار خواهد شد و در روز اول اصول و قوانین طراحی فرآیند و جایگاه مدل سازی از نگاه ABPMP ارائه می شود. و در روز دوم سعی در تبادل تجربه برای مدل سازی یک فرایند ایده آل خواهد شد.

سرفصل ها

  • مفاهیم مدل سازی
  • آموزش ابزارهای BPMN
  • آموزش بهینه سازی BPMN برای اجرا
  • تشخیص نقاط بن بست در فرآیند
  • طراحی فرآیند
  • اجرای یک فرآیند در BPMS

زمان برگزاری کارگاه BPMN

جلسه اول در روز ۶ شهریور ماه و جلسه دوم ۱۳ شهریور ماه از ساعت ۹:۰۰ الی ۱۶:۰۰ می باشد

تخفیف

دانشجویان با ۴۰ درصد تخفیف و مشتریان محترم شرکت چارگون با ۶۰ درصد تخفیف می توانند ثبت نام نمایند و عزیزانی که از طریق این سایت ثبت نام نمایند می توانند با وارد کردن کد تخفیف chargoon از ۲۰ درصد تخفیف استفاده نمایند.

جهت ثبت نام در دومین دوره BPMN از طریق لینک زیر اقدام بفرمایید.

https://evnd.co/kEIkO

ابزاری که برای ترسیم فرآیندها استفاده می شود یک فضای آنلاین می باشد که توسط شرکت چارگون آماده شده است و دانش پژوهان می توانند از طریق آن فرآیندها را مدل نمایند و همچنین خارج از محیط کارگاه به دادهای خود دسترسی خواهند داشت.

یکی از مهمترین ویژگی های این دوره ارائه مدرک توانایی ترسیم فرآیند در BPMS دیدگاه می باشد.

مدل‌سازی فرآیند چیست؟

زمانی که می‌خواهیم یک روال انجام کار که متشکل از مجموعه رویدادها و تصمیمات است را با نشانه‌های گرافیکی به نمایش در بیاوریم به سراغ مدل‌سازی فرآیند خواهیم رفت. نشانه‌های گرافیکی بسیاری وجود دارند که می‌توانند کنار یکدیگر قرار بگیرند و نحوه انجام یک کار را تعریف کنند به هرکدام از ترکیبات یک زبان مدل‌سازی گفته می‌شود. این زبان‌های مدل‌سازی در بیان میزان جزئیات با یکدیگر، متفاوت هستند.

BPMN چیست؟

زبان مدل‌سازی فرآیند بر اساس  BPMN این امکان را مهیا می‌کند که بتوان فرآیند را در سطوح مختلفی که برای کاربران مختلف قابل درک است، ترسیم کرد. برای مثال می‌توان فرآیند را به گونه‌ای طراحی کرد که مدیران ارشد بتوانند از طریق آن ارزش خدماتی که قرار است یک فرایند ارائه کند را درک کنند. یا به گونه‌ای ترسیم کرد که فرد تازه وارد در یک سازمان درک کند،حوزه اختیارات و تصیمم گیری‌های او چگونه است.

چرا BPMN ؟

علاوه بر ویژگی‌هایی که در بالا ذکر شد BPMN در نسخه شماره ۲ خود دارای این ویژگی است که فرآیندها را به گونه‌ای پیاده‌سازی می‌کند که قابلیت اجرا شدن به صورت سیستمی را داشته باشند. همچنین این امکان برای سازمان‌ها ایجاد می‌شود که بتوانند فرآیندهای خود را از نگاه خدماتی که به مشتریان خود ارائه می‌کنند طراحی و اجرا کنند. به عبارت دیگر فرآیندهای خود را می‌توانند  End2End  طراحی کنند.
طراحی فرآیند بر اساس E2E به سازمان‌ها کمک خواهد کرد که بتوانند از نگرش‌های بهبود فرآیند مانند ناب‌سازی استفاده کنند تا خدمات خود را بهبود ببخشند

 کارکرد نرم‌افزار BPMS دیدگاه چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
این نرم‌افزار دارای توانایی تفسیر فرآیندهای ترسیم شده مبتنی بر زبان BPMN2 است و با استفاده از آن می‌توان یک فرایند را به صورت سیستمی پیاده‌سازی کرد. BPMS دیدگاه به دلیل داشتن بستر یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای شرکت چارگون این امکان را مهیا می‌کنند تا کاربران در یک محیط یکپارچه بتوانند به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند و با سایر سامانه‌های دیدگاه، اطلاعات تبادل کنند.
برای مثال می‌توان فرآیندهایی طراحی کرد که در مرحله‌ای مشخص از آن یک پیشنویس در نرم‌افزار مکاتبات ایجاد کنند مانند فرآیندهای درخواست گواهی اشتغال به کار و یا بتوان یک پارامتر جدید به فیش حقوقی اضافه کرد که می‌تواند در فرآیندهایی مانند رزرو غذا، مبلغی را کم و یا اضافه کنند.

درج شده در http://www.chargoon.com