یکی از امکانات بسیار خوب نرم افزار ویژوال پارادایم (Visual paradigm) دریافت شناسنامه فرآیند می‌باشد. خبر خوب آن است که زبان فارسی نیز در این ابزار پوشش داده می‌شود. در این ابزار به دو صورت می‌توان شناسنامه فرآیند را خروجی گرفت.

روش اول

این روش به صورت Drag and Drop یا همان کشیدن و رها کردن است. این روش خوبی برای ایجاد یک شناسنامه فرآیند می باشد ولی به دلیل آنکه زبان فارسی را کامل پشتیبانی نمی کند آن را توضیح نمی دهم.

روش دوم

در این روش شما به یک فایل ورد به عنوان تمپلیت نیاز دارید. در این فایل محل هایی که نیاز به قرار گرفتن اطلاعات از نرم افزار وجود دارد، با کدهای زبان XML مشخص می کنیم. در این مطلب سعی می‌کنم از صفر تا ۱۰۰ ایجاد یک شناسنامه فرآیند را توضیح دهم.

زمان مورد نیاز: ۵ ساعت.

چگونه با استفاده از نرم افزار ویژوال پارادایم شناسنامه فرآیند خروجی بگیریم؟

  1. آماده سازی فایل ورد

    همانطور که پیش‌تر گفته شد برای این روش نیاز به یک فایل ورد می‌باشد.این فایل را آن طور که تمایل دارید آماده نمایید و قسمت های ثابت آن را مقدار دهی نمایید.نمونه فایل وردی در زیر قرار دارد.
    نمونه فایل

  2. فراخوانی تمپلیت در ویژوال پارادایم

    در محیط نرم افزار بر روی Tools کلیک کرده و گزینه Doc.Composer را انتخاب می کنیم
    تولید نسخه چاپی

  3. انتخاب استفاده از تمپلیت

    در مرکز صفحه گزینه Fill-in Doc را انتخاب کرده، با این کار امکان انتخاب فایل ورد را خواهیم داشت.
    انتخاب فایل ورد ویژال پارادایم شناسنامه فرآیند

  4. انتتخاب تمپلیت آماده شده

    از طریق گزینه Choose from local drive فایل آماده شده را به سیستم ارائه نمایید.
    انتخاب فایل ورد ویژال پارادایم شناسنامه فرآیند
    همچنین در این مرحله می توانید از نمونه های آماده خود نرم افزار استفاده نمایید

  5. تکمیل کردن فرم اطلاعات

    براساس آنچه که در نسخه ورد از چه کدهای استفاده کرده باشید در این مرحله فرمی به شما نمایش می دهد که با تکمیل آن، اطلاعات مورد نظر دقیقا در مستند فرآیند جاگذاری می گردند.

    تکمیل فرم ویژوال پارادایم


بیشتر بخوانید

خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

فایل ارائه کارگاه مدل سازی فرآیند قسمت دوم

مثال BPMN از فرآیند دریافت وام

گزارشات BAM یا پایش فعالیت های تجاری


چگونه کد بنویسیم

کدها دارای استاندارد و توابع مشخصی می باشند و کار با آنها بسیار ساده است. هر خط کد نیاز به ۵ تعریف دارد.

  1. نام تابع اصلی Digaram یا Element
  2. نام بلوکی که تعریف کردیم دلخواه بوده و صرفا در فرم ورود اطلاعات نرم افزارنمایش داده می‌شود. مثلا برای نمایش تصویر فرآیند از Process Image می‌توان استفاده کرد.
  3. قسمتی که قرار است محتوای آن استفاده شود برای مثال می خواهیم جدول RACI را قرار دهیم، یا BusinessProcessDiagram و یا جدول شرط ها (DTBDecisionTableEditorDiagram)
  4. در چه محدوده ای اطلاعات را در فرم ورود اطلاعات نرم افزار نمایش دهد. در سطح پروژه، یک عدد، همه موارد و یا در سطح یک موضوع خاص (از این گزینه صرفا در جداول می توان استفاده کرد) One | Any | LoopInProject | LoopInElement
  5. و در نهایت چه اطلاعاتی نمایش داده شود. توابعی قابل استفاده می باشد بسیار گسترده می باشند و حتی می توانید در این قسمت یک تابع جدید هم اضافه کنید.

تابع اصلی

به صورت کلی ۲ نوع تابع اصلی وجود دارد:

  • Digaram در زمانی استفاده می شود که محتوای اطلاعاتی را قرار است مستقیم در فایل ورد وارد کنیم و جدول نمی خواهیم استفاده کنیم
  • Element در زمانی استفاده می شود که محتوای اطلاعاتی را قرار است در جدول استفاده کنیم و می خواهیم به ازای هر ستون تعیین کنیم چه محتوای اطلاعاتی قرار بگیرد.

استفاده از Diagram

همانطور که گفته شد از تابع دیاگرام زمانی استفاده می شود که بخواهیم به صورت مستقیم اطلاعات را درج کنیم و از کد زیر استفاده می شود.

${DIAGRAM, “Business Process Diagrams”, “BusinessProcessDiagram”, LoopInProject, “Basic”}

توابعی که در انتهای کد قابل استفاده اند عبارت است از

Basic: صرفا عکس و توضیحاتی که برای آن نمایش داده شده باشد قابل استفاده است برای مثال اگر BusinessProcessDiagram می خواهیم داشته باشم تصویر فرآیند و توضیحاتی که برای آن دیاگرام نوشته شده است درج می گردد

Details: علاوه بر عکس کلی و درج توضیحات دیاگرام محتوای آن را نیز لیست کرده و برای هر element توضیحات آن نیز درج می گردد. برای مثال BusinessProcessDiagram علاوه بر عکس و توضیحات آن، هر فعالیت، شرط و دیگر موارد را به همراه توضیحات آنها درج می کند.

استفاده از Element

زمانی که شما در نسخه ورد از جدول استفاده می کنید و می‎خواهید در آن اطلاعات را قرار دهید از ویژگی Element استفاده می‌شود.

توضیحات ۲توضیحات ۱محتوای اصلی
استفاده از آن اختیاری می‌باشداستفاده از آن اختیاری می‌باشداستفاده از آن الزامی می‌باشد

در هر قسمت باید کد زیر مورد استفاده قرار بگیرد

${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=name}

به دلیل آنکه در حال استفاده از یک Element هستیم صرفا می توانیم از لیست مواردی استفاده کنیم که مرتبط با این عنوان است. لیست موارد را از طریق اینجا می توانید مشاهده نمایید.

قسمت مربوط به Property وابسته به اطلاعاتی می باشد که قرار است در آن ستون نمایش داده شود که شامل عکس، نام، شناسه، توضیحات و هر داده دیگری می باشد که در آن element وجود دارد. برای مثال در یک فرآیند اگر بخواهیم در جدول شناسه فعالیت ها را نمایش دهیم در ستون مربوطه کد زیر را وارد می کنیم.

${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=userID}

جهت کسب اطلاعات بیشتر از ویژوال پارادایم برای تولید شناسنامه فرآیند می توانید فایل زیر را مطالعه بفرمایید.

پیاده سازی eTOM یک تجربه جدید

زمانی که وارد مجموعه های‌وب شدم تجربه‌ام در استفاده از eTOM افزایش پیدا کرد و چالش‌های زیادی در تعیین فرآیندها داشتم. تصمیم گرفتم آن را با شما به اشتراک بگذارم. ابتدا کمی در خصوص مجموعه های‌وب صحبت می‌کنم.

خیلی از شما با بزرگترین ارائه کنندگان خدمات اینترنتی به نام پارس آنلاین و های وب آشنا هستید. حدود ۱ سال قبل، مجموعه پارس آنلاین با های‌وب ادغام شد و زیر مجموعه های‌وب قرار گرفت. قبل از آنکه در مجموعه های وب حضور داشته باشم، با این مجموعه آشنا بودم. در جلسات فروش نرم افزار شرکت چارگون نگرش عالی فرآیند محور این مجموعه را دیده بودم.

شرایط موجود

حدود ۳ ماه پیش زمانی که وارد این مجموعه شدم استراتژی دو شرکت با یکدیگر ادغام شده بودند. ساختار سازمانی طراحی مجدد شده بود و فرآیندهای اصلی ترکیب شده بود. فرآیندهای پشتیبانی درحال یکسان سازی بودند. تمام فرآیندهای تدوین شده بر اساس فلوچارت بود. نگاه دستورالعملی داشتند. خوانندگان آن بدون کمی و کاستی از طریق آن می توانستند مسیر ارائه خدمات را پیگیری کنند. حتی چک لیست‌ها هم در همان فلوچارت‌ها دیده شده بود. بسیار ساده طراحی شده بودند. جامع بودند. کاربردی و End2End بودند.ولی به دلیل ادغام نیاز بود، گسترش، بهینه و از همه مهمتر بازنگری و با eTOM تطبیق داده شوند.

شروع به کار

بر اساس تصمیم مدیریت قرار شد فرآیندها با نگرش Lean استخراج مجدد شود و با زبان BPMN بازطراحی صورت بگیرد. در نهایت با چارچوب eTOM تطبیق داده شوند. همچنین مشخص شود چه جاهایی نیاز به بهبود وجود دارد. از فرآیندهای فروش شروع کردیم که به نظر کمی ساده تر بودند با مالکین فرآیند جلسه برگزار کردیم. متوجه شدیم چند نوع فرآیند فروش برای محصولات مختلف وجود دارد. فرآیندها را با جلسات مصاحبه استخراج و تدوین کردیم. فرآیندها در لایه عملیات طراحی گردید.

برای نمایش زنجیره ارزش یا همان VSM از روش Happy و UnHappy استفاده کردیم و با رنگ، مسیرها را مشخص کردیم تا مدیران بتوانند به راحتی جریانی که مطلوب می باشد را ببیند و تیم تحلیل داده داشبوردهای اندازه گیری آن را طراحی و در اختیار تیم کنترل کیفیت قرار دهد. تا اینجا همه چیز همان تجربیات همیشگی بود تا تصمیم گرفتیم فرآیند را با eTOM تطبیق دهیم.

چالش ها

Enhanced Telecom Operations Map یا همان eTOM چالش های زیادی را برای ما ایجاد کرد. در طراحی فرآیندها ما نیاز داشتیم فرآیندها را در یک صفحه نمایش دهیم تا اپراتور با کمترین کلیک از ابتدا تا انتهای فرآیند را بتواند مشاهده کند. بنابراین امکان پذیر نبود به ازای هر Core Procesor یک فرآیند مجزا داشته باشیم. لذا تصمیم گرفتیم برای فرآیند لایه‌های متعدد خلق کنیم.


چگونه مشکل را حل کردیم

زمان مورد نیاز: ۹۰ روز.

در این مراحل سعی کردیم فرآیندها را با چارچوب eTOM تطبیق دهیم.

  1. تعیین دستورالعمل هر User Task

    برای آنکه بتوانیم با فعالیت های eTOM تطبیق حاصل کنیم، تصمیم گرفتیم ابتدا هر فعالیت را مشخص کنیم که دارای چه شرحی می باشد. هدف از این کار تعیین فعالیت‌هایی بود که با یکدیگر هم راستا هستند.

    شرح فعالیت ها

  2. گروه بندی کردن فعالیت‌های هم راستا

    در این مرحله فعالیت‌هایی که در یک فرآیند شرحشان به هم نزدیک بود در یک گروه قرار داده شدند و آن گروه با Core Procees های eTOM تطبیق داده شد

    گروه بندی فعالیت ها

  3. ایجاد مایلستون در فرآیند اصلی

    در مرحله بعد هر Core Process را یک مایل استون در نظر گرفتیم و فعالیت‌هایی که در یک گروه قرار داشتند را در آن مایلستون قرار دادیم. با این کار هم فرآیند را به صورت گسترده در یک نقشه داشتیم و هم eTOM را در آن می دیدیم.

    مایلستون

  4. طراحی یک فرآیند از مالیستون‌ها

    زمانی که از مایلستون‌ها صحبت می‌شود، ارتباطی بین آن‌ها وجود ندارد و صرفا طراح دارد این نکته را می رساند که شما وارد یک محدوده جدید شدید و یا ازآن محدوده در حال خروج هستید. ما نیاز داشتیم ارتباط بین این مایلستون ها را نیز، مشخص کنیم. به همین منظور یک فرآیند دیگر طراحی کردیم که صرفا ارتباط‌های Core Process ها را نمایش می‌داد و آن را در گروهی به نام لایه ۲ قرار دادیم و خود فرآیند را در گروهی به نام لایه ۳ قرار دادیم.

    لایه 2 فرآیند

  5. ایجاد سفر مشتری

    زمانی که خروجی کار را مشاهده کردیم، متوجه شدیم، می توان سفر مشتری یا همان Customer Journy را در لایه ۲ اضافه کنیم، مجددا Core process ها را دسته بندی کردیم. موارد مشابه را در یک مایلستون قرار دادیم و در یک لایه دیگر به نام لایه ۱ فرآیند سفر مشتری را خلق کردیم.سفر مشتری

امیدوارم این تجربه که حاصل تلاش یک تیم در مجموعه های‌وب است برای شما سودمند بوده باشد. خوشحال می‌شوم پیشنهادهای خود را برای من ارسال فرمایید.

EventLog

زمانی که از ویژگی های یک رویداد ساده صحبت می شود نیاز است بدانیم خود فایل رویداد چگونه ایجاد می شود. فایل رویداد و یا همان Event LOG معمولا توسط نرم افزارها به صورت خودکار ایجاد می شود هدف از ایجاد این فایل در نرم افزارها حفظ سوابق می باشد و در بعضی از سیستم ها که دارای ابزار امنیتی می باشند به عنوان Audit Data آن ها را نگهداری می کنند.

بنابراین اگر در یک پایگاه داده به دنبال اطلاعاتی می گردیم که بتوانیم یک فایل رویداد ساده ایجاد کنیم یا همان Sample Event log می توانیم به جداولی روجوع کنیم که این اطلاعات در آن قرار دارد.

منظور از رویداد ساده یک فایل که دارای داده های آسان می باشد نیست بلکه به معنای آن است در آن داده ها باید از نوع غیر پیچیده یا همان complex Data باشند.

داده های ساده معمولا داده های هستند که نیازی نیست آن ها را به اجزای کوچکتر تبدیل کنیم مانند زمان، رشته در لیست زیر بعضی از داده های ساده آمده است.

انواع داده های ساده

نام فارسی

نام پایگاه داده

رشته

String

متن

Text

تاریخ ساعت

DateTime

عدد صحیح

INT

عدد اعشاری

Decimal

عکس

Image

شناسه یکتا

GUID

ویژگی های یک رویداد ساده

اگر بخواهیم یک رویداد ساده را تولید کنیم علاوه بر آنکه داده های آن باید از نوع ساده باشند نیاز است کلیه اطلاعات در یک نما یا همان View قابل رویت باشد.
همچنین نیاز است در یک فایل رویداد بتوان هر ایستگاه کاری را با ایستگاه کاری دیگر از طریق یک شناسه منحصر بفرد تمایز داد و علاوه بر آن به ازای هر درخواست دارای یک کد منحصر بفرد باشیم و بتوان آن را با درخواست دیگر تمیز داد.
اگر بتوانیم این دو مورد را ایجاد نماییم می توان از طریق آن مسیر جریان را ترسیم نمود اما معمولا برای قابل درک شدن ایستگاه های کاری برای آن علاوه بر شناسه یک نام قابل درک نیز تعریف می گردد در لیست می توانید یک نمونه از رویداده ساده را مشاهده نمایید.

نمونه رویداد ساده
کد موردشناسه رویدادزمانفعالیتمنبعهزینه
۱۱۲۵۱۱:۰۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۲۱۲۵۱۰:۰۶ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۳۱۲۵۱۵:۱۲ ۰۵-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۱۲۰۰۱۱:۱۰ ۰۶-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۴۱۲۵۱۱:۱۵ ۰۶-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۱۱۳۰۱۵:۱۰ ۰۷-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۳۲۰۰۱۵:۳۰ ۰۸-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۱۴۵۰۰۸:۵۶ ۰۹-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۳۴۵۰۱۲:۳۶ ۱۰-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۵۱۲۵۱۴:۲۱ ۱۰-۰۱-۲۰۱۱ثبت درخواستمحسن۱۰۰۰
۴۱۳۰۰۸:۰۶ ۱۱-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۴۴۵۰۱۴:۵۴ ۲۰-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
۲۲۰۰۱۶:۱۰ ۲۰-۰۱-۲۰۱۱بازرسی کاملرضا۵۰۰۰
۲۱۳۰۰۹:۳۸ ۲۲-۰۱-۲۰۱۱چک کردن بلیطحسن۳۰۰۰
۵۴۵۰۱۵:۱۰ ۲۳-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیریمحمد۸۰۰۰
جدول رویداد ساده

رویداد ساده می تواند دارای داده های تکمیلی نیز باشد مانند زمان شروع فعالیت، زمان اتمام فعالیت، مالک فعالیت و همچنین هزینه.
با اضافه کردن هر کدام از موارد فوق یک ویژگی مهم به خروجی فرآیندکاوی اضافه خواهد شد. فرض کنید در خروجی رویداد زمان وجود داشته باشد آنگه می توان همزمانی انجام فعالیت ها را استخراج نماییم
مثال زیر را در نظر بگیرد

کد موردشناسه رویدادزمان شروعزمان پایانفعالیت
۱۵۰۱۱:۰۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰ثبت درخواست
۱۱۰۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۰۸:۳۴ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰بازرسی کامل
۱۱۵۰۱۲:۱۲ ۳۰-۱۲-۲۰۱۰۱۷:۰۷ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰چک کردن بلیط
۱۲۰۰۱۷:۰۷ ۳۱-۱۲-۲۰۱۰۱۰:۲۳ ۰۹-۰۱-۲۰۱۱تصیمیم گیری
نمونه زمان دار یک رویداد ساده

این مثال نشان می دهد

ابتدا ثبت درخواست انجام می شود و به صورت همزمان بازرسی کامل و چک کردن بلیط رخ خواهد داد و زمانی تصمیم گیری شروع می شود که چک کردن بلیط به اتمام رسیده باشد.

بیشتر بدانیم

همانطور که در جدول فوق مشاهده می شود صرفا یک مورد در حال بررسی می باشد ولی زمانی که تعداد موردها افزایش یابد می توان به صورت قطعی تری نسبت به فرآیند آن اظهار نظر کرد.

اگر در رویداد ساده مالک فعالیت یا همان Resource تعریف شود می توان از خروجی آن یک فرآیند از شبکه اجتماعی خلق کرد و میزان ارتباط هر منبع با منبع دیگر را مورد بررسی قرار داد.

و یکی از جذابترین پارامترها که هزینه می باشد اگر در خروجی ما وجود داشته باشد می توان بهای تمام شده هر مسیر فرآیند را استخراج نمود و در نهایت می توان با ترکیب هر کدام از داده های مطرح شده تا الآن اطلاعات ویژه ای بدست آورد مانند ترکیب زمان و هزینه می توان زمانی را بدست آورد که فرآیند بیشترین هزینه را دارد.

در ویدیو زیر می توانید خروجی یک رویداد ساده که در حل بررسی می باشد را مشاهده نمایید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به آدرس http://www.processmining.org مراجعه نمایید