BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation است و به معنی مجموعه‌ای از علائم و استانداردها برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار اطلاق می‌شود. با استفاده از این زبان نمادین مدلسازی، می توانید فرآیندهای کسب و کار خود را مدلسازی کنیم. این فرایندهای مدلسازی شده می توانند توسط ابزارهای BPMS به منظور تحلیل،شبیه سازی، اجرا و … بکار گرفته شوند.

برای کسب اطلاعات از نحوه استفاده زبان BPMN به قسمت مرجع پیاده سازی BPMN 2.0 مراجعه نمایید

 

هر سازمانی برای آنکه بتواند به سطحی برسد که بتواند خود را سازمان فرآیند  (EPM) برساند نیاز دارد مرحلی را گذرانده باشد که در اصطلاح به آن مراحل بلوغ فرآیندی سازمان گفته می شود. به صورتی کلی سازمان ها از نظر بلوغ  به دسته های زیر تقسیم بندی می شوند

نمودار بلوغ فرآیند

نمودار بلوغ فرآیند

  • Ad-hoc Process (بی قاعده) :در این سطح، فرآیندهای موجود مستندسازی نشده است و یا فرآیند کاملا جدیدی در اختیار است. در این مرحله سازمان ها باید برای فرآیندهای خود شناسنامه تولید کنند. این امر کمک می کند تا سبد فرآیندهای سازمان شناخته شود.
  • Reactive Process (تکرار پذیر): در این سطح، فرآیند تا حد قابل قبولی مستند شده است. در این گام سازمان فرآیندهای خود را به صورت End2End طراحی می کند تا از تکرار پیذیری فرآیندها جلوگیری نماید
  • Proactive Process (تعریف شده): فرآیند به عنوان یک فرآیند استاندارد کسب‌وکاری، تعریف/ تایید شده است. در این گام فرآینده های تعریف شده در سطح سازمان اجاریی می شود و فرآیند طراحی شده با آنچه در حال اجرا می باشد تطبیق داده می شود.
  • Managed Process (مدیریت شده): فرآیند بر اساس شاخص‌های توافق شده مدیریت می‌شود. برای شناسای نقاط قوت و ضعف از شاخص های فرآیند استفاده می شود و معمولا برای نظرات بر روی آن ها از BI کمک گرفته می شود.
  • Optimal Process (بهینه سازی شده): مدیریت فرآیند شامل بهبود یا بهینه‌سازی فرآیند می‌شود. در این مرحله می توان فرآیندها را بهبود داد و از این به بعد فرآیندها را در چرخه فرآیندها قرار داد.

معمولا برای گذراندن مراحل بلوغ فرآیندی این گام ها سه مرحله تعریف می گردد و در مرحله چند گام با هم و یا کنار هم برداشته می شود.

مراحل انجام کار

  1. فاز اول:
    • Ad-hoc Process (بی قاعده)
    • Reactive Process (تکرار پذیر)
    • Proactive Process (تعریف شده)
  2. فاز دوم:
    • Proactive Process (تعریف شده)
    • Managed Process (مدیریت شده)
  3. فاز سوم:
    • Managed Process (مدیریت شده)
    • Optimal Process (بهینه سازی شده)

 

بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) یک پروژه یا یک پروژه ی منحصر به فرد برای بهبود هم ترازی و عملکرد یک فرآیند خاص با استراتژی سازمانی و انتظار مشتری است.  BPI شامل انتخاب، طراحی تجزیه و تحلیل و اجرای فرآیند (بهبود یافته) می باشد.

BPI

BPI

زبان BPMN  بهترین زبان برای مدل سازی است. BPMN  ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد. مزیت اصلی استفاده از این زبان، قابلیت تبدیل آن به زبان‌هایی است که قابل پردازش توسط موتورهای گردش‌کار و فرایند است. BPMN مدل‌سازی مدیریت فرآیند  کسب و کار را برعهده دارد و برای انواع مخاطبین (مدیران ، کارشناسان ، تحلیلگران و …) قابل درک و فهم است.

یکی از ابزار تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف در سازمان ها، بررسی چارت سازمانی می‌باشد. معمولا در چارت سازمانی شما می‌تواند ارتباط بین واحدهای سازمان را به صورت آبشاری (سلسله مراتبی) مشاهده نمایید. هدف اصلی از تدوین این چارت نمایش شرح فعالیت های یکسانی از یک گروه سازمانی می‌باشد. برای مثال وظیفه افرادی که در واحد فناوری اطلاعات فعالیت می‌کنند ارائه خدمات فناوری اطلاعات به سازمان می‌باشد.

انواع چارت

به صورت کلی نمودارهای سازمانی به دو دسته تقسیم می‌شوند. نمودارهای که در آن واحدهای سازمانی لیست شده اند و نموداری که در آن نمودار سمتی قرار داده شده است. معمولا بین چارت سمتی و چارت واحدهای سازمانی ارتباط تنگاتنگی وجود دارد. به تجربه مشاهده کرده ام که معمولا این دو را باهم اشتباه می‌گیرند.

چارت دپارتمانی

در چارت دپارتمانی صرفا واحدهای سازمان تعریف می‌شوند و مشخص می‌گردد هر واحد زیر مجموعه چه واحدی است. ریز کردن واحد ها به قسمت های کوچکتر کار بسیار سودمندی است ولی سبب ایجاد بروکراسی بیش از انتظار در سازمان خواهد شد و نمودارهای سازمانی بسیار بزرگ می‌گردد. این نوع چارت بیشتر مربوط به سازمان های می باشد که در اصلاح به آنها Perdictive گفته می‌شود.

چارت سازمانی

چارت سازمانی

ولی در بعضی از سازمان ها که در اصطلاح چابک (Agile) می‌باشند تعداد واحدهای سازمانی بسیار کم می‌باشد و معمولا در یک سطح و کنار یکدیگر قرار خواهند گرفت.

چارت سمتی

در چارت سمتی هدف تعیین مسئول وظابف افراد است که در اصطلاح به آن Account گفته می‌شود و نقش نظارتی بر زیر مجموعه خود دارد. معمولا برای هر واحد یک درخت سمتی ایجاد می‌شود و چون واحدها هم یک ساختاری درختی دارند می توان این دو را بایکدیگر ترکیب کرد و یک ساختار درختی از سمت های سازمان ایجاد نمود.

 

چارت سمتی

چارت سمتی سازمان

می‌توان از چارت سازمانی علاوه بر تعیین شرح وظایف میزان مشارکت آن‌ها در فرآیند را نیز استخراج نمود.

مفهوم فرآیندکاوی برگرفته از کتاب «تحلیل فرآیندهای مهندسی نرم‌افزار» نوشته cook و wolf در اواخر دهه ۹۰ است. این مفهوم در زیر چتر هوش سازمانی برای بهره‌گیری بهتر از ابزارهای گزارش‌‌ساز و داشبوردهای مدیریتی بکار می‌رود. استفاده از داده‌کاوی، اغلب تجزیه و تحلیل داده‌‌ها از چندین پایگاه داده و خلاصه شدن آن‌ها به اطلاعات مفید را پیش‌رویمان می‌گذارد. با تکیه بر این اطلاعات، می‌توانیم تصمیماتی بگیریم که بر موفقیت یک شرکت اثرگذار است. با این حال هنوز به نظر می‌رسد فرآیندکاوی موضوعی جدید برای بسیاری افراد است و در توضیح این مفهوم با سؤالاتی از این دست مواجه می‌شویم که فرایندکاوی چیست؟ در فرآیندکاوی چه کاری را انجام می‌دهیم؟

تجزیه و تحلیل داده‌ها از پایگاه‌های مختلف و بهره‌برداری از آنها به عنوان اطلاعات مفید برای تصمیم‌گیری در کسب و کار، فرآیند اصلی طی شده در داده‌کاوی است.
در استخراج فرآیند، داده‌هایی را که در سیستم‌های اطلاعاتی یک شرکت وجود دارد استفاده می‌کنیم و آنچه به طور واقعی در فرایندهای شرکت اتفاق می‌افتد و چگونگی اجرای آنها در زندگی واقعی را پردازش می‌کنیم. باید بدانید که تقریبا تمام سیستم‌های IT ، اطلاعات را در پایگاه داده‌ها ذخیره می‌کنند و Log هایی را ایجاد می‌کنند که می‌توانند در فرآیندکاوی به عنوان “داده‌های رویداد” توصیف شوند. این، مبنای فرایندکاوی و تجزیه و تحلیل است.

تکنیکی برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار

داده‌کاوی، تکنیک و ابزاری کمکی برای بازسازی فرآیندهای کسب‌وکار از رویدادهای ثبت شده در یک سیستم اطلاعاتی است. در این روش، اطلاعات ورودی‌ برای الگوهای مرتبط با فعالیتی که پس از آن به عنوان مدل‌های فرآیندهای کسب‌وکار تکثیر شده‌اند، استخراج می‌شوند. کار زیادی توسط موسسات تحقیقاتی برای توسعه و پالایش الگوریتم‌ها انجام شده است؛ بنابراین فرآیندکاوی در اصل به عنوان یکی از علمی‌ترین ابزارها بر پایه مدیریت فرآیند در نظر گرفته می‌شود.

فرآیندکاوی

فرآیندکاوی یکی از نتایج روش فرآیندکاوی این است که می‌تواند مدل‌هایی را تولید کند که تمام مسیرهای ممکن یک فرآیند را نشان می‌دهد و شامل استثنا و تشدید نیز می‌شود. هدف از فرآیندکاوی، طراحی مدل قابل اجرا نیست؛ بلکه اسناد دقیق و جامع و تحلیل فرآیندهای موجود است.
فرآیندکاوی یکی از رشته‌های تحقیقاتی جدید است که بین داده‌کاوی از یک طرف و مدل کردن فرآیندها و تحلیل آن‌ها از طرف دیگر، قرار گرفته است. ایده اصلی در فرآیندکاوی کشف (discovery) ، نظارت (conformance checking) و بهبود فرآیندهای حقیقی (enhancement) از طریق استخراج دانش و اطلاعات از گزارش‌ رویدادها (event logs) در سیستم‌های موجود است.

کارت امتیازی متوازن

BCS

کارت امتیازی متوازن یا BCS نظامی برای مدیریت عملکرد در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که ایده اولیه آن سال ۱۹۹۲، در خلال تحقیقات رابرت کاپلان و دیوید نورتون، در زمینه روش‌های نوین سنجش عملکرد سازمان‌ها شکل گرفت. این ایده در طول زمان توسعه و تکامل فراوان یافت تا جایی که از یک ابزار سنجش و اندازه‌گیری عملکرد، اکنون به یک نظام مدیریت استراتژیک تبدیل شده‌است. کارت امتیازی متوازن استراتژی سازمان را از چهار جنبه کلیدی «مالی»، «مشتریان»، «فرایندهای داخلی» و «رشد و یادگیری» بایک منطق فازی وبرگرفته از قضاوت شهودی که توسط پرسشنامه‌های استاندارد از مدیران وکلیه کارکنان سازمان می‌خواهد باپاسخ به سوالات پرسشنامه به بررسی و صورت‌بندی مسایل استراتژیک سازمان بپردازند. روش کار به این صورت است که ابتدا در وجه مسایل استراتژیک، موضوع‌های استراتژیک تعیین می‌شود. سپس برای شناخت دقیق‌تر نحوه امکان دستیابی به اهداف مورد نظر در موضوع‌های استراتژیک، به سراغ وجه فرایند و عملیات رفته، مشخص می‌کنیم که برای برآورده ساختن انتظارهای ذی‌نفعان و تحقق موضوع‌های استراتژیک، فرایندهای داخلی سازمان باید چه شرایط و ویژگی‌هایی داشته باشند و در این حوزه باید به چه اهدافی دست یابیم. در نهایت در وجه رشد و یادگیری به شناسایی سرمایه‌گذاری‌های لازم بر روی منابع انسانی، سیستم‌های اطلاعاتی و فرهنگ سازمانی می‌پردازیم تا امکان و بستر دستیابی به اهداف تعیین‌شده در وجه فرایندهای داخلی فراهم شود.

کارت امتیازی متوازن دریک محیط فازی یک طیفی ازنقطه نظرات را درقالب یک زبان مشترک پدید می‌آوردکه مدیران می‌توانند از آن برای بحث در مورد جهت‌گیری و اولویت‌های سازمان خود استفاده کنند. اهداف و شاخص‌های عملکردی در چهار وجه مستقل نیستند و ارتباطات علت و معلولی بین آن‌ها وجود دارد. نقشه استراتژی ابزاری است که با ایجاد تصویری از این ارتباطات، گفتگو و تعامل مدیران دربارهٔ استراتژی سازمان را آسان‌تر می‌کند (کاپلان و نورتون، نقشه استراتژی ۱۳۸۴).
توسعه کارت امتیازی متوازن در سازمان تلاش و اهتمام زیادی می‌طلبد، اما در مقابل نتیجه آن شناسایی عوامل کلیدی است که در چهار وجه اساسی و در قالب روابط علت و معلولی مشخص، استراتژی سازمان را اجرایی و دست‌یافتنی خواهند کرد. در نهایت، تمامی عوامل و روابط علت و معلولی شناسایی‌شده در طرحی یک صفحه‌ای، گرد هم می‌آیند.
نقشه استراتژی از مدل چهار وجهی کارت امتیازی متوازن پدید آمده‌است که همچون نقشه راه مسیر پیشبرد استراتژی را نیز نشان می‌دهد. نقشه استراتژی روشی یکسان و ثابت برای توصیف استراتژی ایجاد می‌کند تا اهداف و معیارها قابل سنجش و مدیریت باشند (کاپلان و نورتون، نقشه استراتژی ۱۳۸۴).

گزارشات BAM یا پایش فعالیت های تجاری ،مخفف کلمه Business activity monitor می باشد. گزارشات BAM نرم افزاری است که به نظارت بر فعالیت های تجاری، شاخص های اصلی عملکرد، استثنائات تجاری/ عملیاتی و ریسک های تجاری که در سیستم های کامپیوتری اجرا می شوند، کمک می کند.

پایش فعالیت تجاری یا  BAM،‌اصطلاحی ست که توسط تحلیگران گارتنر برای توصیف نرم افزارهایی که توسط سیستم های کسب و کار رایانه ای  مانند سیستم های ERP‌ و BPM‌ اداره می شوند، ایجاد شده است.

گزارشات BAM

BAM‌ در واقع نظارت اتوماتیک بر فرآیندهای کسب و کار است. همچنین BAM‌ به سازمان ها اجازه نظارت و واکنش به جنبه های کلیدی کسب و کار را در زمان واقعی می دهد. پس می توان نتیجه گرفت BAM  در واقع برای سنجش تاثیر BPM‌ در سازمان است.

گزارشات BAM اطلاعات را درباره وضعیت فرآیندهای کسب‌وکار یک شرکت نشان می دهد. این  نرم افزار اختلالات کسب ‌وکار را شناسایی می‌کند. مدیریت عملکرد کسب‌ و کار را فراهم می‌کند و به مدیران در تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند.

این توانایی همگام شدن گزارشات BAM با مشکلات و اختلالات کسب و کار به سازمان ها کمک می‌کند تا رویدادهای غیرعادی را با پاسخ مناسب جواب دهد. همچنین این امکان را می دهد تا مسائل را سریع و با صلاحیت حل شود.

با استفاده از قوانین تجارت رایانه ای برای نظارت بر هر معامله ای که به صورت دیجیتالی انجام می شود. ‌BAM‌ ناهنجاری هایی که در شاخص های کلیدی عملکرد KPI که شما برای سازمان خود ایجاد می کنید، شناسایی و گزارش می کند.

مدیریت فرآیند سازمانی (EPM) استفاده از اصول، روش ها و فرآیندهای BPM در یک شرکت خصوصی است. EPM اطمینان بخشی از نمونه کارها و معماری فرآیندهای پایان به پایان را با استراتژی سازمان و منابع و یک مدل جامع برای مدیریت و ارزیابی ابتکارات BPM است.

BPMS مخفف عبارت  Business Process Management است. به معنی مدیریت فرایندهای کسب و کار که شامل مفاهیم، متدها، تکنیک‌ها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرایندهای تجاری می‌باشد. به عبارت دیگر BPM پارادایمی مدیریتی است که هدف آن کنترل و بهبود فرآیندهای سازمانی در بستر فناوری اطلاعات است.

شما در هر کسب و کار یا صنعت، اعم از دولتی یا خصوصی که باشید، احتمالاً درباره حرکت به سوی فرآیند، یا چیزهایی مثل مدیریت فرآیند و یا بهبود فرآیند شنیده‌اید. حرف اول این روش مشتری است و بر کسب و کار تمرکز دارد. این روش کارکنان در زوایای مختلف یک کسب و کار را به سوی موفقیت‌های بیشتری رهنمون کرده و افراد و سیستم‌ها را کنار هم می‌آورد.