تجربیات و دانش خودم را در حوزه مدیریت فرآیندها در این دسته نشر می دهم.

امیدوارم با این کار بتوان تبادل تجربه ای مناسبی با شما خوانندگان عزیز داشته باشم

جمعداری اموال

در آخرین Workshopی که برگزار کردم از یکی از مالکین فرآیند به تشرح فرآیند جمعداری اموال پرداخت. این فرآیند به شرح زیر می باشد.

فرآیند جمعداری اموال در هر سازمان به دو دلیل انجام می شود. ابتدا بروزرسانی موجودی انبار و بدست آوردن اختلاف موجودی با اسناد حسابدری.دوم چیدمان مجدد کالا در انبار جهت حذف فضای های اضافی.

اموال دار انتهای هر سال شروع می کند به بررسی کالاهای موجود در سازمان سه حالت برای کالاها بوجود می آید یا کالا سالم است که مجدد تحویل مالک کالا می گردد یا  کالا دارای نقص است و بایستی تعمیر صورت بگیرد و یا غیر قابل استفاده هستش و باید فک برچسب شود.

از افراد حاضر در جلسه درخواست کردم به صورت گروهی فرآیند را ترسیم کنند و در نهایت خروجی کار به صورت زیر مشخص گردید.

نمونه BPMN:

خروجی ارائه شده شاید با شرح مسئله قابل درک باشد ولی از نگاه یک مدل ساز فرآیند، نواقصی در طراحی وجود دارد. از جمله جمعدار اموال به ازای تمام کالای سازمان این کار را انجام می دهد و تنها یک کالا را بررسی نمی کند ولی در فرآیند ترسیم شده تنها نشان دهنده انجام یک کار می باشد برای اصلاح این فرآیند به یک فرآیندی که همه از آن برداشت مشترک داشته باشند بایستی مجموعه اتفاقاتی که به ازای هر کالا رخ می دهد در یک زیر فرآیند قرار بگیرند و فرآیند فوق به صورت زیر تغییر می کند.


بیشتر بخوانید:


و در Subprocess   طراحی شده کل فرآیند انجام مربوط به کالا را در آن قرار می دهیم.

جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به لینک زیر مراجعه نمایید

مدیریت زنجیره تامین

در این ویدیو در خصوص مفاهیم Task و Event های که با Message در ارتباط هستند صحبت می کنم و شرایط فرآیند در زمانی که به این ابزار می رسند را بررسی کنم.

موفقیت فرآیند و عوامل حیاتی آن

اجرای فرآیند می تواند پروژه جامعی باشد و موفقیت فرآیند اهمیت ویژه ای دارد. زیرا در سراسر مرزهای سازمانی و عملکرد آن گسترش می یابد. در یک فرآیند همه دینفعان سازمان شامل مشتریان، مشاوران، فروشندگان وشرکای تجاری تاثیر می پذیرند. در نتیجه، روابط ذینفعان باید به عنوان بخشی از هر فرآیند اجرای پروژه موفق در نظر گرفته شود. استقرار هر پروژه منحصر بفرد می باشد. تعدادی عوامل حیاتی موفقیت یک فرآیند وجود دارد که شما باید آن برای توسعه فرآیندها در سطح سازمان نظر بگیرید.

توسعه استراتژی فرآیندها

این نقطه شروع استقرار یک فرآیند می باشد. داشتن استراتژی فرآیند که همراستا با اهداف سازمان است یکی از مهمترین عوامل حیاتی در موفقیت فرآیند است. استراتژی باید نوشته شود به طوری که شامل ساختار و رویکرد نظامند توانایی های پیاده سازی فرآیند باشد. نیازمندی آن شامل جزئیات دقیق کسب و کار است. که نشان دهنده تفاوت بین رویکرد فعلی سازمان و مزایایی که از اجرای فرآیند بدست خواهد آمد می باشد. همچنین استراتژی فرآیند چارچوب بازرخورد را ابتدا بر روی پروژه های نسبتا ساده و قابل دستیابی که دارای منافع تجاری مشخص هستند تعریف می کند.

تعهدات و توانمندسازی مشارکت کنندگان

حمایتی اجرایی قبل از اجرای یک استراتژی، فرآیند مطلق است، باید وجود داشته باشد. مهم است که مدیریت ارشد (به ویژه مدیرعامل یا مدیر اجرایی) توجه، پشتیبانی، بودجه، تعهد و زمان مورد نیاز خود را برای سازمان فراهم آورد تا مزایای واقعی فرآیند را دریافت کند. همچنین این تعهد به غلبه بر موانع سیاسی مختلفی که می تواند در طول اجرای فرآیند پیش بینی شود کمک می کند.

علاوه بر این، تعهد از مدیریت میانه نیز بسیار مهم است. زیرا بعضی از کارکنان ممکن است تغییر نقش و مسئولیت را با توجه به فرایندهای جدید یا بهبود یافته تجربه کنند. این ممکن است شامل بررسی عملکرد کارکنان از طریق اندازه گیری فرآیند، ردیابی، و برنامه ریزی ظرفیت باشد. مهم است به محض اینکه پردازش ها، نقش ها، ساختار و اندازه گیری های عملکرد و سیستم های بازخورد افراد دوباره طراحی و اجرا شدند، کارکنان اعتماد و توانمند خود برای انجام وظایف را احساس کنند. اغلب دیده می شود که اگر مدیران کلیدی به اندازه کافی درگیر نباشند. کارکنان ممکن است به دلایل مختلف (به طور معمول از ترس از دست دادن شغل خود) به فرایندهای طراحی شده توجه نکنند. مدیریت باید با هدف ایجاد محیط مناسب، به طوری که هر کس دارای انعطاف پذیری برای انجام کار در بهترین حالت است تاکید داشته باشد.


بیشتر بخوانید

تسهیل معماری فرآیند

نهادینه ساختن یک معماری فرایند، که سازمان را به وسیله طبقه بندی فرآیندهای آن سازمان ارائه می دهد. کمک می کند تا حداکثر مزایای فرآیند در مدت زمان طولانی را تضمین کند. این معماری باید مجموعه ای از فعالیت های توافق شده و دستورالعمل های فرآیند را که توسط سازمان برای عرضه محصولات و خدمات خود استفاده می شود، فراهم کند. در آینده درباره معماری فرآیندها توضیح خواهم داد.

تغییر مدیریت موثر از طریق کارکنان

تقریبا همیشه فرآیندها روابط نزدیکی با افراد و تکنولوژی دارند. ترجیحا افرادی که برای اجرای فرآیند مجاز شده اند “در هیئت مدیره” باشند و از این پروژه پشتیبانی می کنند. تحقیقات نشان داده است که مدیریت تغییر کارکنان می تواند از ۲۵ تا ۳۵ درصد زمان، هزینه و تلاش پروژه را اشغال کند. بنابراین ضروری است که تیمی که مسئول اجرای فرآیند می باشد، وقت و تلاش مناسب را در زمینه تغییر مدیریت کارکنان انجام دهد.

استقرار فرآیند حاکمیت

هیچ پروژه پیاده سازی فرآیند بدون یک مدل حاکمیت مناسب در اطراف آن موفق نمی شود. سازمانهایی باید یک گروه حاکمیت خنثی جهت تنظیم فعالیت های اولویت بندی، افزایش تعهدات و ایجاد نظارت موثر داشته باشند. در این مثال، برخی از سازمان ها تصمیم می گیرند یک کار گروه را بسازند. معمولا نام آن را “هیئت حاکم” می گذارند. بهتر است مدیرعامل یا نماینده مدیر عامل و مدیر اجرایی در آن باشند.

بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

سازمان های که فرآیند اصلی خود را بر روی مشتری می گذارند بیشتر و بیشتر می شود و محبوبیت اتخاذ BPM به طور طبیعی رو به افزایش است. ارزش اصلی BPM ارائه پیشنهاد و کمک به سازماندهی بیشتر خدمات و محصولات با تلاش کمتر، کیفیت بالا تر و هزینه کم است.

به طور معمول، BPM بر سه مزیت اصلی بهره وری، کارآیی و چابکی تمرکز دارد

یک مطالعه انجام شده توسط Gartner در سال ۲۰۰۸ نشان داد که با اجرای BPM، ۷۸
درصد از سازمان ها نسبت به کسانی که توانایی BPM ندارند ۱۵ درصد یا بیشتر ازسود سرمایه گذاری دریافت کرده اند. جدا از مزایای مالی مستقیم، همچنین مشخص شد که این سازمان ها موفق به کاهش اشتباهات، بهبود سطح خدمات خود و افزایش شفافیت فرآیندهای کسب و کار خود شده اند.

همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، در حالی که مزایای اولیه مرتبط با BPM در قالب هزینه های عملیاتی پایین تر است، سازمان ها از استانداردهای BPM، بیشتر برای روال های که مزایای استراتژیک قابل تحقق دارند، استفاده می کند.

بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

بهبود حاصل از استقرار مدیری فرآیندهای تجاری

در سطح جامع، BPM مزایای زیر را برای سازمان ارائه می دهد:

  1. BPM موجب صرفه جویی در وقت و پول سازمان می شود: BPM به شناسایی فرآیندهای غیرفعال و حذف تکثیر وظایف کاری کمک می کند. با استاندارد سازی فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها قادر به کاهش هزینه های عملیاتی خود بوسیله اجرای فرآیند تکرارمی شوند، که هر بار یک نتیجه ای به دست می دهد و فرآیندهای استاندارد شده، نامزدهای قویتری برای اتوماسیون می شوند. این به بهبود چرخه گردش کار با کاهش بن بست ها کمک می کند ، افزایش بهره وری و در نهایت سودآوری بیشتری ایجاد شود.
  2. چابکی کسب و کار بهبود یافته: BPM توانایی یک سازمان را در شناخت فرصت ها یا تهدیدات بالقوه و کمک به اولویت بندی استراتژی جهت پاسخگویی خود را افزایش می دهد. با اتخاذ BPM، سازمانها توانایی حفظ شرایط اقتصادی بی ثبات را با افزودن یا حذف خدماتی که می توانند بین “مطلوب” و “ضروری” متفاوت باشند، در اختیار بگیرند. همچنین این سازمان ها می توانند محصولات جدید را سریعتر به بازار عرضه کنند. چابکی کسب و کار بهبود یافته، نظارت، کنترل و انعطاف پذیری را برای پاسخ بهتر به نیازها و انتظارات مشتری فراهم می کند.
  3. هوش تجاری پیشرفته: با ضبط مؤثر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار، BPM توانایی ردیابی و یافتن اطلاعات ضروری را فراهم می کند و گزارش هایی را برای مدیریت ارشد ارائه می دهد که بینش عملکرد این فرایندها را ارائه می دهد. BPM اطلاعات را به موقع تسهیل می کند، بنابراین اطمینان از اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های حساس را بهبود می بخشد.
  4. بهبود پاسخگویی عملیاتی: BPM با ارائه توانایی برای ردیابی و نظارت بر بودجه ها و نتایج ارائه شده، مسئولیت پذیری بالا را به تمام بخش های سازمان می دهد. مستند سازی فعالیت فرآیند کسب و کار به سازمانها کمک می کند تا سیستم کنترل و تعادل را به دست آورند، در نتیجه پتانسیل تقلب، خطا یا ازدست دادن به حداقل می رسد.
  5. بهبود مستمر: BPM یک محیط برای بهبود مستمر فرآیند در یک سازمان ایجاد می کند و توانایی آن در اجرای این بهبود را تسهیل می کند. همچنین کمک می کند تا به صورت خودکار از فرایندهای تکنولوژیک استفاده شود که تقریبا همیشه باعث صرفه جویی در هزینه می شوند. اتوماسیون منجر به کاهش کار دستی، کاهش زمان مدیریت و سرعت فرآیند صحیح را افزایش می دهند.

    در این زمینه، مهم است که توجه داشته باشیم که سازمان های موفق، با توانایی BPM معمولا به تدریج سیستم های غیر کارآمد را از بین می برند.

  6. تطابق خوب با حاکمیت نظارتی: در محیط کسب و کار امروز، مجموعه ای گسترده از قوانین و مقررات دولتی وجود دارد که سازمان ها باید دنبال کنند. پیاده سازی موفق BPM در راستای کشف اثرگذاری و یکپارچه سازی کنترل در هر سطح از فرآیند است. این شامل ابزار، روش ها، سیاست ها و معیارهای تجاری در سراسر شرکت است، بنابراین همیشه “یک نسخه درست” وجود دارد. این به سازمان کمک می کند که از تعهدات خود پیروی کند و اطمینان حاصل کند که آنها با استانداردهای قابل اجرا سازگار هستند. با داشتن فرآیندهای به وضوح تعریف شده، BPM توانایی اجتناب از پیامدهای بالقوه پرهزینه و عدم انطباق را فراهم می کند.
  7. اندازه گیری موثر: مهندس علم کامپیوتر تام دی مارکو یک بار گفت: “شما نمی توانید کنترل کنید آنچه نمی توانید اندازه گیری کنید“. BPM تلاش می کند تا نتایج عملیات های عملیاتی، هزینه، بازده، زمان چرخه، کیفیت، رضایت مشتری یا هر خروجی دیگر را با استفاده از ابزار اندازه گیری (مانند Lean و Six Sigma) بسنجد. اندازه گیری مؤثر، حلقه بازخورد را در چرخه مدیریت فرایند، بسته و مدیران را با اطلاعات مهمی که می توانند برای بهبود بیشتر استفاده کنند، را فراهم کند
  8. مدیریت ریسک موثر: مدیریت ریسک خوب یک جزء جدایی ناپذیر از هر فرآیند است. در BPM، فرایندهای مستند شده توسط تحلیلگران فرایند، از یک دیدگاه خطر، بررسی و ارزیابی می شوند و در آن کنترل های موثر در تمام فرایندها برای تمام سطوح کارکنان تعبیه می شود. تحلیلگران فرآیند می توانند با ایجاد یک مدیریت فرایند دقیق در تمام واحدهای تجاری، خطر کلی را در یک سازمان کاهش دهند.
  9. مدیریت عملیات موثر: سازمانهایی که BPM را با موفقیت پیاده سازی کرده اند، معمولا عملکرد کارایی را از طریق زمان های چرخه کوتاهتر، هزینه های پایین تر و توانایی اداره کار اضافی بدون افزایش خطی در کارکنان، شاهد هستند. این نتیجه از بهبود فرآیند و جلوگیری از وقوع خرابی با روش ها یا شیوه های غیر مولد سابق است. با داشتن یک سیستم مدیریت فرایندهای موثر، رهبران کسب و کار می توانند درک جامع از فرایندهای خود را حفظ کنند، آنها را به طور موثر اندازه گیری کرده و تصمیمات صحیح درباره نحوه حرکت به سمت هدف خود را بگیرند.
  10. دید کارآمدی: BPM با شفاف کردن نحوه انجام کار برای کسانی که مسئولیت انجام آن را دارند، نگاه پایان دادن به یک فرآیند را مشخص می کند. با نظارت بر عملکرد یک فرآیند، یک کارمند می تواند نسبت به اتفاقات واکنش نشان دهد و هر نوع اتلاف یا مشکلات را با سرعت بیشتری رفع کند. BPM ابزاری برای اندازه گیری عملکرد در یک سازمان است و می تواند نتایج را در داشبورد مدیریت نمایش دهد. تحلیلگران فرایند می توانند برای جداسازی علل ریشه ای بن بست ها از قبیل تاخیر زمانی و هزینه های پردازش بالا تحقیق کنند.
بهبود یا مهندسی مجدد فرآیندها

مدت زیادی است که برای مشاوره فرآیندها در سازمان‌ها و مجموعه‌های مختلف وارد میشم و هدف این سازمان‌ها بهبود یا مهندسی مجدد فرآیندها می‌باشد. ولی در دوران دانشجویی همیشه برایم سوال بوده چرا سازمان‌ها حاضر هستند هر ساله میلیون‌ها تومان برای فرآیندهای سازمانی خود هزینه کنند و مانند خیلی از شما عزیزان که از من سوال می‌پرسید چه فرآیندی در سازمان‌ها نیاز به بهبود یا مهندسی مجدد دارند برایم سوال بود که چرا هرساله این هزینه‌ها اتفاق می‌افتد. آیا به نتیجه مطلوب نمی‌رسند؟ و یا مشاوران خوبی نداشتند؟

زمانی که به عنوان مشاور وارد سازمان‌ها شدم با دو نوع نگاه متفاوت روبرو شدم. سازمان‌های که برای انجام کارهای خود بدنبال نوآوری و تکنولوژی ( مانند استفاده نرم‌افزار بر روی موبایل‌های هوشمند) بودند. بنظر من نام آنها را سازمان‌های ابزار گرا بگذاریم بهتر است.

و سازمان‌های که برای پیشبرد اهداف خود ترجیح می دهند قوانین، فرآیندها و ضوابط سازمانی را بازنگری کنند و دقیق‌تر به نظارت کارمندان خود بپردازند تا اختلالی در رسیدن به اهداف سازمانی‌شان وارد نشود.من نام آنها را قانون‌گرا گذاشته‌ام.

سازمان‌های ابزار گرا به دنبال استفاده تکنولوژی جدید و سازمان‌های قانون‌گرا به دنبال وضع دستورالعمل جدید سازمانی هستند.

هر دو نوع سازمان معمولا به اهداف سازمانی خود می‌رسند و از اقدامات رخ داده احساس رضایت دارند.ولی سازمان ها باید حواسشان به خطای هاله ای باشد

پس چرا سالیانه اینقدر هزینه رخ می‌دهد؟

جواب آن در شناخت صحیح فرآیند است.

برای مثال شما می خواهید بروید در کافی شاپ و قهوه بنوشید.این فرآیند دارای حداقل ۲۰ تا ۳۰ مرحله می باشد. البته به اعتقاد من. فرآیند نوشیدن قهوه در کافی‌شاپ تنها این نیست که برویم و قهوه سفارش دهیم. ابتدا تصمیم می گیریم قهوه بنوشیم، محل را انتخاب می کنیم، نحوه رفتن به آنجا را مشخص می کنیم. لباس می‌پوشیم و …


بیشتر بخوانید:


بنظر من نوع نگاه به فرآیند تاثیر بسیار زیادی در نحوه تعیین اجرای آن دارد اگر بخواهیم این موضوع را در سطح سازمان گسترش دهیم فرآیندهای بسیار پیچیده ای وجود خواهند داشت که نگاه صحیحی به آنها نداشته‌ایم لذا زمانی که می خواهیم آنها را پیاده سازی کنیم ممکن است مواردی را در نظر نگیریم و این سبب می شود. هر ساله سازمان ها هزینه تکراری برای بهبود فرآیندهای خود داشته باشند.

از این امر نمی‌توان اجتناب کرد ولی می توان هزینه آن را تا حد زیادی کاهش داد برای این موضوع روش‌های استانداری طراحی شده که یکی از آنها که من علاقه زیادی به آن دارم زاکمن هستش.

زاکمن سعی دارد با مرحله به مرحله کردن استخراج فرآیندها چیزی را از قلم نیندازد و حداکثر شناخت از فرآیند را ایجاد کند

به تجربه دیدم سازمان‌های که با شناخت کافی نسبت به اجرای فرآیندهای خود اقدام می کنند هزینه اولیه بیشتر ولی کوتاه مدت دارند و به آنچه نهایت انتظارشان است سریعتر می رسند اما در مقابل سازمان‌های که ترجیح می‌دهند تا آنجا که شناخت دارند فرآیند را پیاده سازی کنند همواره از ایده‌آل خود فاصله داشته و با هزینه اولیه کم ولی بلند مدت به آنچه می خواهند نمی رسند.

همیشه با مجموعه ای از مشتریان مواجه هستم که برای اجرای کردن فرآیندهایشان BPMS را تهیه می کنند ولی به این موضوع توجهی ندارد که آیا می توان فرآیند موردنظرشان را در سیستم های BPMS اجرای کرد یا خیر.

بنظر من فرآیندهای که توانای ترسیم بر اساس زبان BPMN را داشته باشد می تواند به سیستمی شدن آن امید داشت ولی این بدان معنا نیست که حتما قابلیت اجرای شدن در BPMS را دارند برای مثال فرآیند نامه نگاری را در یک مجموعه در نظر بگیریم.