تجربیات و دانش خودم را در حوزه مدیریت فرآیندها در این دسته نشر می دهم.

امیدوارم با این کار بتوان تبادل تجربه ای مناسبی با شما خوانندگان عزیز داشته باشم

کارگاه آموزشی BPMN

فایل پاور پینت کارگاه BPMN را از اینجا دانلود بفرمایید.

مثال های مطرح شده در جلسه به شرح زیر است

جهت دانلود و استفاده از ابزار مدل سازی می توانید از لینک زیر اقدام نمایید

در مثال فرآیند اتوماسیون تغذیه ۴ نوع فرآیند وجود دارد که  در زیر به آن­ها اشاره خواهد گردید.

فرآیند تعریف غذا دراتوماسیون تغذیه

در آغاز به کار مثال فرآیند نیاز است فرم شماره ۱ در سامانه ورود اطلاعات شود، به نحوی که مواد تشکیل دهنده آن هم به صورت صحیح وارد شود. این کار توسط کارشناس تغذیه یک بار انجام می‌ شود و یا غذای جدید به لیست اضافه می‌گردد اطلاعات درج شده در بانک اطلاعات غذا ذخیره می‌گردد. این بانک در قسمت های متعددی از فرایند  استفاده می شود. فرایند مربوط به این مرحله به شرح زیر است:

ورود اطلاعات غذا
فرآیند تعریف غذا

بانک اطلاعاتی :

ورود اطلاعات غذا
بانک اطلاعاتی ورود غذا

فرم ها:

ورود اطلاعات غذا
فرم تعریف غذا

فرایند ویرایش غذاها:

جهت ویرایش لیست غذای ثبت شده در مثال فرآیند از فرم شماره ۲ استفاده می‌شود. این فرم به نحوی کار می‌کند که در ابتدا غذاها را از از بانک اطلاعاتی دریافت می‌نماید و سپس اقدام به ویرایش غذا نموده. جهت ویرایش غذا لازم است نام هر غذا انتخاب تا پنجره ویرایش آن باز شود(فرم شماره ۱) در نهایت مجددا غذاها در بانک اطلاعاتی ذخیره می‌گردد. همانند فرایند زیر:

ویرایش غذا
فرآیند ویرایش غذاها

بانک اطلاعاتی :

ویرایش غذا
بانک اطلاعاتی ویرایش غذاها

فرم ها:

ویرایش غذا
فرم ویرایش غذاها

فرایند برنامه ریزی ماهیانه

جهت برنامه ریزی ماهیانه دراتوماسیون تغذیه از فرم شماره ۳ استفاده می شود. این فرم به نحوی کار می کند که کارشناس تغذیه اقدام به تکمیل فرم شماره ۳ نموده و جهت اعمال تغییرات لازم برای سرپرست خود ارسال نموده و ایشان پس از اعمال تغییرات در صورت تایید  برای کارشناس تغذیه فرم را می فرستند در صورت تایید کارشناس بهداشت، فرم برای آشپزخانه ارسال می گردد و در صورت عدم تایید توسط سرپرست مجددا درخواست برای کارشناس تغذیه ارسال می گردد تا بر روی روی درخواست بازنگری نماید و همچنین در صورتی که کارشناس بهداشت درخواست را مورد تایید قرار ندهد فرم برای سرپرست ارسال می شود تا ایشان موارد را بررسی نمایید.

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرآیند برنامه ریزی ماهیانه

بانک اطلاعاتی:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
بانک اطلاعاتی برنامه ریزی ماهیانه در اتوماسیون تغذیه

فرم ها:

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم اولبه برنامه ریزی ماهیانه

فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه غذا در اتوماسیون تغذیه توسط متقاضی تکمیل می گردد

برنامه ریزی ماهیانه غذا
فرم دوم برنامه ریزی ماهیانه

مرجع مثال فرآیند

راهکار مدیریت فرآیندهای شرکت چارگون

کارگاه BPMN

در دومین دوره کارگاه BPMN می خواهیم عزیزان را با اصول طراحی BPMN به نحوی که بتوان طراحی انجام شده را فارغ از پلتفرم های یک BPMS در نرم افزارهای BPMS اجرایی نمود آشنا نماییم.

در این راستا کلاس در دو روز متفاوت برگزار خواهد شد و در روز اول اصول و قوانین طراحی فرآیند و جایگاه مدل سازی از نگاه ABPMP ارائه می شود. و در روز دوم سعی در تبادل تجربه برای مدل سازی یک فرایند ایده آل خواهد شد.

سرفصل ها

  • مفاهیم مدل سازی
  • آموزش ابزارهای BPMN
  • آموزش بهینه سازی BPMN برای اجرا
  • تشخیص نقاط بن بست در فرآیند
  • طراحی فرآیند
  • اجرای یک فرآیند در BPMS

زمان برگزاری کارگاه BPMN

جلسه اول در روز ۶ شهریور ماه و جلسه دوم ۱۳ شهریور ماه از ساعت ۹:۰۰ الی ۱۶:۰۰ می باشد

تخفیف

دانشجویان با ۴۰ درصد تخفیف و مشتریان محترم شرکت چارگون با ۶۰ درصد تخفیف می توانند ثبت نام نمایند و عزیزانی که از طریق این سایت ثبت نام نمایند می توانند با وارد کردن کد تخفیف chargoon از ۲۰ درصد تخفیف استفاده نمایند.

جهت ثبت نام در دومین دوره BPMN از طریق لینک زیر اقدام بفرمایید.

https://evnd.co/kEIkO

ابزاری که برای ترسیم فرآیندها استفاده می شود یک فضای آنلاین می باشد که توسط شرکت چارگون آماده شده است و دانش پژوهان می توانند از طریق آن فرآیندها را مدل نمایند و همچنین خارج از محیط کارگاه به دادهای خود دسترسی خواهند داشت.

یکی از مهمترین ویژگی های این دوره ارائه مدرک توانایی ترسیم فرآیند در BPMS دیدگاه می باشد.

اولین دوره آموزش عمومی BPMN توسط شرکت چارگون به صورت کارگاهی برگزار می گردد.

در سال های اخیر در سازمان های متعددی برای پیاده سازی BPMS حضور پیدا کردیم و در هر زمان که درخواست فرآیندها را داشتیم فرآیندهای ارائه شده به ما قابلیت پیاده سازی در BPMS را نداشت. لذا تصمیم گرفتیم دوره ای برگزار کنیم تا در آن متخصصین این حوزه با نگرش یک BPMS به زبان BPMN آشنا شوند تا بتوانند از این پس فرآیند خود را بر اساس این زبان به نحوی مدل نمایند تا در یک BPMS قابلیت استفاده وجود داشته باشد.

به عنوان نمونه معمولا سلسله مراتب تایید ها به نحوی اشتباه مستند می گردد و در خیلی از موارد طراح فرآیند نمی داند کجا از Scrip Task می تواند استفاده کند و کجا از Service Task و همچین چه المانهای در یک BPMS قابل اجرا هستند و می توان از آنها استفاده کرد یا در چه مواردی از Send Massage و در چه مواردی از send Signal بهتر است استفاده شود.

این دوره را به تمام علاقه مندان و طراحان مدل سازی پیشنهاد می دهم

این دوره دارای تخفیف است

در این دوره به کلیه مشتریان شرکت چارگون و همچنین دانشجویان تخفیف ویژه داده می شود.

لینک ثبت نام در ایوند

https://evnd.co/29dum

مدل‌سازی فرآیند چیست؟

زمانی که می‌خواهیم یک روال انجام کار که متشکل از مجموعه رویدادها و تصمیمات است را با نشانه‌های گرافیکی به نمایش در بیاوریم به سراغ مدل‌سازی فرآیند خواهیم رفت. نشانه‌های گرافیکی بسیاری وجود دارند که می‌توانند کنار یکدیگر قرار بگیرند و نحوه انجام یک کار را تعریف کنند به هرکدام از ترکیبات یک زبان مدل‌سازی گفته می‌شود. این زبان‌های مدل‌سازی در بیان میزان جزئیات با یکدیگر، متفاوت هستند.

BPMN چیست؟

زبان مدل‌سازی فرآیند بر اساس  BPMN این امکان را مهیا می‌کند که بتوان فرآیند را در سطوح مختلفی که برای کاربران مختلف قابل درک است، ترسیم کرد. برای مثال می‌توان فرآیند را به گونه‌ای طراحی کرد که مدیران ارشد بتوانند از طریق آن ارزش خدماتی که قرار است یک فرایند ارائه کند را درک کنند. یا به گونه‌ای ترسیم کرد که فرد تازه وارد در یک سازمان درک کند،حوزه اختیارات و تصیمم گیری‌های او چگونه است.

چرا BPMN ؟

علاوه بر ویژگی‌هایی که در بالا ذکر شد BPMN در نسخه شماره ۲ خود دارای این ویژگی است که فرآیندها را به گونه‌ای پیاده‌سازی می‌کند که قابلیت اجرا شدن به صورت سیستمی را داشته باشند. همچنین این امکان برای سازمان‌ها ایجاد می‌شود که بتوانند فرآیندهای خود را از نگاه خدماتی که به مشتریان خود ارائه می‌کنند طراحی و اجرا کنند. به عبارت دیگر فرآیندهای خود را می‌توانند  End2End  طراحی کنند.
طراحی فرآیند بر اساس E2E به سازمان‌ها کمک خواهد کرد که بتوانند از نگرش‌های بهبود فرآیند مانند ناب‌سازی استفاده کنند تا خدمات خود را بهبود ببخشند

 کارکرد نرم‌افزار BPMS دیدگاه چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System به معنای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
این نرم‌افزار دارای توانایی تفسیر فرآیندهای ترسیم شده مبتنی بر زبان BPMN2 است و با استفاده از آن می‌توان یک فرایند را به صورت سیستمی پیاده‌سازی کرد. BPMS دیدگاه به دلیل داشتن بستر یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای شرکت چارگون این امکان را مهیا می‌کنند تا کاربران در یک محیط یکپارچه بتوانند به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند و با سایر سامانه‌های دیدگاه، اطلاعات تبادل کنند.
برای مثال می‌توان فرآیندهایی طراحی کرد که در مرحله‌ای مشخص از آن یک پیشنویس در نرم‌افزار مکاتبات ایجاد کنند مانند فرآیندهای درخواست گواهی اشتغال به کار و یا بتوان یک پارامتر جدید به فیش حقوقی اضافه کرد که می‌تواند در فرآیندهایی مانند رزرو غذا، مبلغی را کم و یا اضافه کنند.

درج شده در http://www.chargoon.com

به همت دانشکده مدیریت دانشگاه خوارزمی دوره مدیریت فرآیندها و مدل سازی فرآیندها بر گزار گردید. در این دوره که دانشجویان و اساتید دانشگاه حضور داشتند سعی شد مفاهیم مدیریت فرآیندهای کسب و کار و چرخه فرآیند آموزش داده شود و در جلسه دوم زبان مدل سازی BPMN به علاقه مندان آموزش داده شد.

از قسمت زیر می تواند فایل های مربوطه را دریافت نمایید

در یکی از جلسات ارائه ای که در خصوص شغل های BPM داشتم همانند “کنی مور” از حاضرین پرسیدم: کسانی که معتقد هستند در حوزه BPM از کارشناسان حوزه فناوری بایستی استفاده کرد دست خود را بالا بگیرند؛ سپس تقاضا کردم از آنان که معتقد هستند از دیگر حوزه‌ها مانند صنایع بایستی استفاده کرد این کار را انجام دهند و در انتها درخواست کردم افرادی که فکر می کنند از ترکیب هر دو گروه باید استفاده کرد دست خود را بالا بگیرند.

درنتیجه متوجه شدم اتفاق نظری در مورد جایگاه و شغل های BPM وجود ندارد در این راستا تصمیم گرفتم کمی در خصوص شغل هایی که در این حوزه وجود دارد توضیحات بیشتری بدهم.

به صورت کلی در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار بیش از ۱۱۰ شغل تعریف شده است.

شغل های BPM زیر، نقش پر رنگ تری دارند که سعی کردم در خصوص این جایگاه‌های شغلی توضیح بیشتری دهم.

  • تحلیل‌گر فرآیند
  • مهندس فرآیند
  • معمار فرآیند
  • مدیر فرآیند
  • مشاور فرآیند
  • مالک فرآیند
  • تحلیل‌گر کسب‌وکار
  • تحلیل‌گر سیستم‌های کسب‌وکار
  • مدیر یا سرپرست بهبود عملکرد کسب‌وکار
  • مدیر یا سرپرست نوآوری فرآیندها
  • افسر فرآیند

تحلیل‌گر فرآیند

به صورت خلاصه وظیفه اصلی تحلیل گر فرآیند شناسایی مشکلات، فرصت ها یا خواسته هایی است که در حوزه کسب و کار وجود دارد، ارزیابی راهکارهای ممکن و ارائه طرح کلان با راهکاری مناسب، استخراج و ارائه دقیق نیازمندی های ذینفعان و به کمک آن، هدایت و نظارت فنی بر پروژه یا پروژه هایی که قرار است راهکار را محقق کند به عهده او است. حال بنا به اینکه تحلیل گر در چه حوزه کسب و کاری فعالیت می کند، باید تخصص مرتبط با آن حوزه را نیز داشته باشد.

در یک نگاه کلی

تحلیل گر فرآیند مسئول به نتیجه رسیدن محصولی است که پروژه برای آن تعریف شده است.

مهندس فرآیند

مهندسین فرآیند مسئول طراحی، اجرا، کنترل و بهینه سازی فرایندهای صنعتی، به ویژه در محصولات شیمیایی، پتروشیمی، کشاورزی، پردازش مواد معدنی، صنایع پیشرفته، مواد غذایی، دارویی و بیوتکنولوژی هستند.

مهندسین فرایند در جریان فرایند یا تولید مستمر کار قرار دارند. فرموله یا دستورالعمل مواد تشکیل دهنده را می دهند و با استفاده از واکنش شیمیایی، گرما، سرما، تخمیر و غیره را ترکیب می کنند و یا به صورت یک محصول نهایی که معمولا مایع، پودر، گاز یا جامد است کار را به نتیجه می رسانند.

در یک کارخانه تولیدی ، مهندس فرآیند به طور معمول می تواند لوله ها، پمپ ها، مخازن، دریچه های جریان، دریچه های بخار، دماسنج ها، دیگهای بخار، کشتی ها، مخازن راکتور، کوره ها، ستون های تقطیر، مبدل های حرارتی، دیگ بخار، لوله های بخار، اتوکلاو ها، روشن کننده ها، ، خشک کن های ذوب شده، کنترل کننده های منطقی برنامه (PLC ها) PID (پروتکل انتگرال مشتق) کنترل کننده ها، تسمه های نقاله و غیره را کنترل و مدیریت نماید.

معمار فرآیند

معمار فرآیند در واقع طراح فرآیند است و وظیفه دارد به گونه ای فرآیندهای کاری را تدوین نمایید که در راستای استراتژی و اهداف سازمان باشد.در این کار معمولا وظایف افراد، چارت سازمانی، ساختار نظارتی و چارچوب های رسیدن به اهداف را تعریف می کند.

معمار فرآیند

کسی است که ساختار منابع انسانی سازمان را بر اساس روال طراحی شده در فرآیند به گونه ای چیدمان می کند که به استراتژی سازمان منجر شود.

مدیر فرآیند

به طور کلی یک مدیر فرآیند ارزیابی، طراحی، اجرا، اندازه گیری، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب و کار را به عهده دارد. آن ها کنترل می کنند تا یک فرآیند به نتیجه مطلوب برسد و موانعی که سبب می شود فرآیند به سمت نقاط بحرانی برود را شناسایی و کنترل می کنند.

یک مدیر فرآیند

در واقع تسهیل کنند اجرای یک فرآیند است

مشاور فرآیند

یک مشاور فرایند کسب و کار یک مشاور خارجی است که به تحقیقات و تجزیه و تحلیل فرایندها و سیستم های کسب و کار کمک می کند تا کسب و کار اجرا شود. هنگامی که فرآیند اجرا شده باشد، او توصیه هایی را برای بهبود این فرایندها و فعالیت ها با توجه به بهبود بهره وری کلی ارائه خواهد کرد. مشاور همچنین ممکن است در طراحی و شبیه سازی ها برای تست بهبود فرایندهای پیشنهادی شرکت کند. یک مشاور فرایند کسب و کار به طور کلی به مدیریت ارشد گزارش می دهد.

مالک فرآیند

مالک فرایند مسئولیت مدیریت و نظارت بر اهداف و عملکرد یک فرایند از طریق شاخص های عملکرد کلیدی (KPI) را عهده دار است. صاحب پروسه صاحب اختیار است که تغییرات لازم را برای دستیابی به اهداف فرآیند ایجاد کند.

تحلیل‌گر کسب‌ و کار

تحلیلگر کسب و کار مسئول تجزیه و تحلیل، تعدیل و بازسازی ابعاد مختلف کسب و کار می باشد. کسب اطمینان از خروجی بالا و راندمان مناسب کسب و کار از وظایف تحلیل گر کسب و کار است. بررسی و تحلیل خرجی کار افرادی که در هر سطح از فرآیند فعالیت دارند به عهده او می باشد

وظایف تحلیلگر سیستم های کسب و کار

  • راه حل مشکلات نرم افزار / سخت افزار کسب و کار را تعیین نماید.
  • تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار و نوشتن مشخصات پردازش سیستم را انجام دهد.
  • شناسایی نیاز مشتریان و تعیین راهکارهای فن آوری اطلاعات جهت رفع نیاز مشتریان.

مدیر یا سرپرست بهبود عملکرد کسب‌ وکار

مدیران فرایند بهبود موقعیت یک مدیر اجرایی را دارند که در آن همه بخش های بهبود فرایند را در یک شرکت نظارت می کنند. به طور معمول، شرکت هایی که دارای بخش های متعدد هستند که باید با هم کار کنند، کارکنان بهبود فرایند را برای کمک به کارآیی عملیات استخدام خواهند کرد. این مدیران تلاش های گروه ها را هدایت می کنند، زمینه هایی را که نیاز به توجه دارد، تجزیه و تحلیل می کنند و نتایج عملکرد آنها را با مطالعه داده ها ، گزارش ها و تغییرات، تجزیه و تحلیل می کنند.

مدیر یا سرپرست نوآوری فرآیندها

سرپرست نوآوری
مدیر یا سرپرست نوآوری

نوآوری در فرآیند یک روش جدید یا به طور قابل توجهی بهبود یافته برای انجام کارها در یک کسب و کار است که به طور معمول سطوح تولید را افزایش و هزینه ها را کاهش می دهد. نوآوری در فرآیند ممکن است به شکل فرایندها یا تکنیک های جدید، تجهیزات جدید یا نرم افزار باشد.

وظیفه مدیر یا سرپرست نوآوری

کشف و ارائه راهکارهای نوین جهت افزایش بهره‌وری در سازمان می باشد.

افسر فرآیند

افسر فرآیند (CPO) یک مدیر اجرایی است که مسئول مدیریت فرآیندهای کسب و کار در بالاترین سطح یک سازمان است. ایشان معمولا به طور مستقیم به مدیرعامل یا هیئت مدیره گزارش می دهد.

از وظایف او:

  • نظارت بر فعالیت های فرآیند کسب و کار
  • مسئول تعیین قوانین، سیاست ها و اهداف یک سازمان
  • ایجاد دستورالعمل ها برای اطمینان از اینکه اهداف اصلی به دنبال استراتژی شرکت
  • ایجاد مکانیزم های کنترلی فرآیند
قوانین کسب و کار

در جلسات ارائه نرم افزار BPMS شرکت چارگون همواره یکی از نگرانی های مشتریان استفاده از قوانین کسب و کار می باشد که قرار است با این نرم افزار مدیریت شود این موضوع من رو ترغیب کرد تا در خصوص قوانین کسب و کار توضیحات بیشتری ارائه دهم.

قوانین کسب و کار در فرآیندهای سازمانی معمولا دارای ۳ نوع می باشد.

انواع قوانین کسب و کار

  • دسته اول قوانین کسب و کاری می باشند که مبتنی بر شرایط فرآیند می باشند. مانند آنکه اگر دمای هوا بیشتر از ۳۰ درجه گردید پنجره باز شود. مانند تصویر زیر
قوانین کسب و کار فرآیندی
قوانین کسب و کار فرآیندی

در این شرایط فرآیند وظیفه مدیریت قوانین را دارد لذا بایستی از ابزار های BPMN استفاده نمود و BPMS دیدگاه توانایی پشتیبانی از این قوانین را دارد.

  • دسته دوم قوانین جریان فرآیند می باشند. در این حالت در مسیر جریان، ورود به یک فعالیت و یا در زمان خروج از یک فعالیت نیاز است مجموعه ای از قوانین کنترل شوند که از جنس فرآیند نمی باشند و بیشتر قرار است قوانین نگهداری اطلاعات را مدیریت نمایند. مانند نمایش نام و نام خانوادگی در زمان بازشدن فرم. دراین حالت تفاوت های زیادی بین نرم افزار های موجود در بازار وجود دارد. در حال حاضر در دیدگاه از امکانات کد نویسی استفاده می شود و شما می توانید با استفاده از زبان #C این دسته از قوانین را پیاده سازی نمایید ولی در آینده ای نزدیک امکاناتی اضافه خواهد شد که شما می توانید بدون کد نویسی هم این قوانین را مدیریت نمایید.
  • دسته سوم استفاده از موتور های قوانین کسب و کار می باشد مانند فرم ثبت نام برای دانشجویان رشته صنایع ارسال شود و یا اگر دمای هوا ۳۰ درجه گردید پنجره باز شود و اگر ۴ درجه گردید بخاری روشن شود. در این حالت معمولا BPMS ها از ابزار اختصاصی با نماد زیر استفاده می کنند.
rule Business
Rule Business

این ابزار معمولا به دو روش عمل خواهد کرد

  1. روش جدول: در این حالت یک جدول وجود دارد که تعیین می کند به ازای چه مقادیر ورودی، چه نوع خروجی مورد نیاز است.
  2. روش DMN و CMMN این دو روش به دلیل گستردگی مفاهیمی که دارند در مقاله های آتی دررابطه با آنها صحبت خواهم کرد ولی جهت کسب اطلاعات بیشتر می توانید به لینک های زیر مراجعه نمایید.

DMN

CMMN

خطای هاله ای در BPM
خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

در جلسات مشاوره ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار معمولا درخواست می شود، بهترین نمونه فرآیندی که تا حالا پیاده سازی کردیم را در آن مجموعه هم پیاده سازی کنیم. من نام این نیازمندی را خطای هاله ای در مدیریت فرآیندهای کسب و کار می دانم. این نیاز خیلی دور از منطق نیست. همه ما ترجیح می دهیم زمانی که یک کاری را قرار است انجام دهیم ببنیم دیگران چطور در آن کار موفق شدند.

این موضوع در صنعت کسب و کار بیشتر از حوزه فرآیندها خودنمایی می کند. سمینار های متعددی توسط افراد خاصی برگزار می شود که معتقد هستند کسب و کارهای زیادی را بررسی کردند.آن ها به این نتیجه رسیده اند برای موفقیت در یک کسب و کار چه اقداماتی باید صورت بگیرد.

فارغ از اینکه این موضوع چقدر می تواند در حوزه کسب و کار صحیح باشد، سوالی مطرح می شود. آیا این موضوع در حوزه فرآیند می تواند کمک کننده باشد یا یک خطای هاله ای می باشد؟


زمانی که ما برای تحلیل یک فرآیند در مجموعه ای حضور داریم، پیشنهادهای متفاوتی که ارائه خواهیم کرد. بر اساس اینکه فرآیند مورد نیاز قرار است برای یک سازمان تعریف شود و یا بازنگری روی آن اتفاق بیفتد متفاوت خواهد بود. درست است که یک فرآیند وابستگی بسیار زیادی به اهداف سازمان دارد ولی نمی توان فرهنگ آن مجموعه را نادیده گرفت. این موضوع در ایجاد و یا بهینه سازی یک فرآیند تاثیر بسزای دارد.

برای مثال در یک سازمان قرار است فرآیند درخواست ماموریت پیاده سازی شود. ولی در فرهنگ سازمانی مربوطه وجود تصویر امضای مدیران یک ارزش می باشد. لذا در چنین سازمانی نمی توان به راحتی فرآیندی را پیاده ساز کرد که سلسله مراتبی نباشد.

بدور از آنکه، چه اتفاقاتی برای انجام یک هدف می تواند رخ دهد. چگونگی تشخیص و میزان محقق شدن آن هدف بر اساس شاخص ها ملاک مهمی جهت تعیین فرآیند می باشد. KPIها گاهی روال انجام کارها را تغییر می دهد. حتی در زمان پیاده سازی فرآیند در نرم افزار های BPMS می تواند منطق مدل اطلاعاتی را دگرگون نماید.

مثال:

به عنوان نمونه، سازمانی را درنظر بگیرد. زمانی که یک فرد در سازمان به دلیل کم بودن حقوق درخواست ترک کار می کند شاخص رضایتمندی پرسنل کاهش پیاد می کند. وجود چنین شاخصی روال خروج از یک سازمان را تحت تاثیر قرار میدهد. ممکن است در خیلی از بنگاه های کسب و کار برای جلوگیری از کاهش نرخ شاخص، فرآیندهای پشتیبانی ایجاد نمایند.

حال مشتری را در نظر بگیریم که  دچار خطای هاله ای شده. از ما درخواست می کند یکی از فرآیندهای خوب پیاده سازی شده در زمینه جذب نیروی انسانی برای پتروشیمی ها را برای آن ها پیاده سازی نماییم. اگر بهترین نمونه نیز پیاده سازی شود با توجه به توضیحات فوق احتمالا این فرآیند در آن سازمان نتیجه بخش نخواهد بود. معمولا اجرای این نوع ار فرآیندها با شکست روبرو خواهد شد.

چه باید انجام دهیم:

پیشنهاد می دهم برای استفاده از فرآیندهای موفق به چگونگی اجرای آن ها توجه نکنیم. بلکه به شاخص هایی که کمک می کنند آن فرآیند خوب اجرا شود توجه کنیم. فارغ از اینکه چه فرآیندی می باشد آن را به صورت پیوسته طراحی کنیم.این دو مورد کمک می کند تا بتوانیم میزان اختلاف راستای فرآیند با اهداف سازمان را استخراج کنیم.

مهم این است که فرآیندهای یک سازمان با اهداف سازمان همراستا باشند.

هر چقدر بتوان یک فرآیند را بهبود داد و آن را به سمت اهداف مورد نظر نزدیک کرد می توان احتمال موفقیت یک فرآیند را افزایش داد. ولی هچیگاه یک فرآیند بدون بازنگری نمی تواند کاملا منطبق بر نیاز یک سازمان باشد.

هر سازمان برای رسیدن به خواسته های خود نیاز دارد به اهداف سازمانی خود برسد. در این راستا برای رسیدن به اهدافش نیازمند تعیین روال انجام کارهای متعدد می باشد. برای آنکه به بهترین نتیجه مورد نیاز دست یابد، مسیر جریان کارها باید نمایانگر ارزش اهداف باشد و به عبارت دیگر مسیر جریان انجام کارهابه صورت End2End طراحی گردد.

تا به امروز شاهد سازمان های زیادی بوده ام که تمرکز خود را بر انجام کارها گذاشته اند و خیلی وقت ها انقدر مجذوب انجام آن کار شدند تا بهترین خروجی را داشته باشد که یکی از اهداف اصلی که کسب درآمد می باشد را فراموش کرده اند. زمانی که برای بهبود فرایندها، فرآیند کاوی می کنیم متوجه می شویم فرآیندهای موجود در این مجموعه به صورت End2End نمی باشد.

فرآیندهای End2End دارای یک ویژگی مهم هستند و آن هم تمرکز بر روی سرویس می باشد

در این نوع فرآیندها، مدل ترسیم شده معمولا متشکل از مجموعه ای از فرآیندها می باشد که هدف اصلی آن ها رسیدن به یک مقصود می باشد. برای محقق شدن این موضوع تعریفی به نام سند فرآیند ایجاد شد.

در یک سند فرآیند می توان چندین فرآیند مختلف را در یک نما به نمایش گذاشت.

در یک سند فرآیند می توان ورودی و خروجی فرآیندها را ترسیم نمود تا مشخص شود نتیجه حاصله از یک فرآیند بر روی چه فرآیندهایی تاثیر گذار می باشد و سبب چه ارزشی در انجام یک فرآیند دیگر می شود.